NF-e 4.0: o que é e quais suas vantagens para a gestão do varejo?

Já sabemos da importância da nota fiscal como ferramenta de formalização das movimentações comerciais de produtos e serviços, assim como de retenção e cobrança de impostos sobre cada transação. As alterações realizadas pelo Fisco para aprimorar o documento resultaram no modelo NF-e 4.0.

A nota fiscal é o que garante ao consumidor o direito de reclamação contra defeitos de fábrica ou mau funcionamento, culminando em reivindicação de devolução ou troca. Serve também para controle fiscal e contábil, favorecendo a análise da saúde financeira da empresa.

Com o passar do tempo, o documento, antes confeccionado em papel, sofreu alterações, até chegar à versão atual, cujo uso passou a ser obrigatório recentemente. Quer saber mais sobre a implementação da NF-e 4.0 e como ela beneficia a gestão varejista? Então continue a leitura para conferir!

O que é a NF-e 4.0?

A NF-e 4.0 é o modelo atualizado da NF-e que, gerada em XML, é validada juridicamente pela assinatura digital do emissor. Esse é o modelo atual em substituição à NF-e 3.10, que já entrou em desuso. É transmitida pela internet e, além de ter aumentado o poder de fiscalização para evitar a sonegação fiscal e os riscos de erros processuais realizados à mão, promoveu readequação no sistema de gestão.

O novo modelo da nota fiscal eletrônica foi criado em 2017, mas a obrigatoriedade de uso ocorreu somente em 2 de agosto de 2018, quando a Secretaria da Fazenda (Sefaz) passou a recusar definitivamente qualquer outro documento que não apresente o layout NF-e 4.0.

Como ela funciona no varejo?

Nas lojas varejistas, as vendas de mercadorias exigem emissão de documento fiscal que comprove a autenticidade tanto da saída do produto quanto da entrada do dinheiro no caixa, com as devidas retenções fiscais no meio do processo.

Vender qualquer produto sem emissão fiscal acarreta em penalidades do Fisco com apontamento de infração grave por sonegação de impostos e venda ilegal. A NF-e resguarda o varejista e também o consumidor.

Quais são as mudanças previstas com a chegada desse modelo?

As alterações impostas ao layout da NF-e 4.0 são basicamente técnicas, com o objetivo de atender aos critérios de aprimoramento dos sistemas de controle e fiscalização dos tributos recolhidos ao final de um período — garantindo, assim, que o recolhimento integral de imposto seja realizado em tempo hábil.

As mudanças mais expressivas para o varejo na nova versão são aquelas que interferem no preenchimento rotineiro e carecem de atenção dos profissionais envolvidos durante a sua emissão. Conheça os detalhes de cada uma delas e como funcionam dentro do processo de emissão!

Adoção do protocolo TLS 1.2

O novo protocolo substitui o padrão de comunicação SSL, a fim de oferecer maior segurança para as empresas na comunicação de dados. Essa é uma linguagem técnica que os profissionais da tecnologia da informação entendem bem e acompanham de perto.

Fundo de Combate à Pobreza (FCP)

Para a empresa que tenha qualquer vínculo — de aplicação ou venda de produtos — junto ao FCP, as informações foram desassociadas do valor correspondente ao percentual do ICMS — portanto, os cálculos deverão ser realizados separadamente. Será necessário também reconfigurar a natureza das operações para adequar ao novo layout.

Indicador de pagamento

Os dados de pagamentos passam a ser informados no novo modelo NF-e 4.0. A forma de pagamento — cartão de crédito ou débito, dinheiro, cheque — deve constar no campo indicador, compondo o grupo de informações de pagamento. Já os valores correspondentes ao troco são, agora, obrigatórios.

Modalidade de frete

Se a empresa utiliza um meio de transporte próprio, terá que atentar para as novas regras de operação, pois as modalidades de frete — 0 para remetente e 1 para destinatário — sofreram alterações e passam a ser descritas da seguinte forma:

  • 0 — Remetente;
  • 0 — Contratação do frete sob a responsabilidade do remetente (CIF);
  • 3 — Transporte próprio sob a responsabilidade do remetente;
  • 1 — Destinatário;
  • 1 — Contratação do frete sob a responsabilidade do destinatário (FOB);
  • 4 — Transporte próprio sob a responsabilidade do destinatário.

Rastreabilidade do produto

Produtos com lotes controlados e que apresentarem algum tipo de regulação sanitária deverão ser informados para permitir que sejam rastreados em alguma necessidade emergencial. Alguns desses produtos são águas envasadas, embalagens, defensivos agrícolas, itens veterinários, bebidas, odontológicos e medicamentos.

Medicamentos

Para um melhor controle da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), há um campo específico para o código do órgão.

Combustível

Informações sobre a composição do gás de cozinha (GLP — Gás Liquefeito de Petróleo) serão necessárias para acompanhamento e controle da comercialização.

Grupo Total da NF-e

Em caso de mercadoria devolvida pelos estabelecimentos que não contribuem com o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), há um campo em que deve ser informado o valor correspondente ao total de impostos.

Indicador de presença

Para casos em que houver a prática de vendas externas, consideradas ambulantes, o preenchimento deverá constar como opção 5, indicado no campo como Operação presencial fora do estabelecimento.

Essas são as principais mudanças que você deve acompanhar e conferir se estão sendo praticadas pela sua empresa para evitar transtornos e surpresas em relação aos procedimentos fiscais.

A utilização da NF-e, independentemente do modelo em vigência e da obrigatoriedade imposta pelo Fisco, traz diversas vantagens significativas. Destacam-se:

  • economia de papel e gastos com impressão;
  • controle e minimização da ocorrência de erros;
  • redução dos riscos de fraude;
  • realocação de mão de obra para outras atividades;
  • armazenamento de documentos reduzido.

Conclusão

Toda boa gestão está intimamente ligada à capacidade de controle das atividades que envolvem as principais áreas da empresa financeira, fiscal, vendas, contabilidade, recursos humanos, compras e tecnologia da informação garantindo que os processos interligados tenham um desempenho transparente e eficiente.

Um sistema de gestão pode auxiliar na parametrização dos principais serviços, centralização e atualização das informações e emissão das NF-e 4.0, minimizando as possibilidades de falhas decorrentes do trabalho manual, que têm grande impacto fiscal quando detectadas fora do prazo.

Para ampliar ainda mais seus conhecimentos sobre o tema, recomendamos o Manual da Nota Fiscal Eletrônica, que traz um histórico sobre o desenvolvimento da tributação, a descrição do projeto-piloto e uma série de anexos com modelos apropriados à operacionalização do sistema, buscando consolidar o que há de mais atualizado e recente no âmbito da emissão fiscal.

Se você se interessou pelo texto, pelas novas mudanças na NF-e 4.0 e pelos impactos que elas podem causar no varejo, aproveite para entender se vale a pena o investimento em automação comercial e tenha sucesso nas suas tomadas de decisão!

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