Usar um bom software de gestão financeira é decisivo para a sobrevivência de empresas atuantes no setor varejista. No entanto, poucos administradores de negócios conhecem critérios essenciais para avaliar um sistema de gestão antes de contratá-lo.

Se você também tem dúvidas sobre a necessidade de investir em um bom sistema de gestão financeira e quer conhecer 7 critérios para não errar na seleção, continue lendo este post e descubra!

Qual a importância de um software de gestão financeira?

Segundo o SEBRAE, empresas que tendem a sobreviver no mercado utilizam tecnologias atualizadas e específicas para seu segmento de atuação, fazem um controle rigoroso de receitas e despesas, calculam detalhadamente os custos dos produtos, além de buscarem fornecedores baseando-se na qualidade e nos preços oferecidos.

Todos os critérios mencionados pelas empresas pesquisadas estão de alguma forma, relacionados ao uso de um software de gestão financeira. Essa tecnologia apoia a rotina de lojas e estabelecimentos varejistas ao reunir funcionalidades, como:

• gestão de produtos;
• gestão de estoque;
• gestão de clientes;
• controle de fraudes;
• gestão comercial;
• gestão financeira;
• gestão fiscal.

Seu funcionamento é bem simples e com os dados coletados no momento da aquisição de mercadorias, recebimento e venda dos produtos, boa parte dos processos gerenciais é executada automaticamente e sem a intervenção humana.

Por exemplo, ao digitar o CPF do cliente, o sistema já emite a nota fiscal da compra, registra a movimentação financeira, faz a baixa dos itens comprados no estoque, abre ou atualiza o cadastro do cliente com o registro daquela venda e cria estatísticas sobre os produtos ofertados e vendidos pelo estabelecimento. O sistema realiza diversas operações com a simples informação de quem comprou e do que foi vendido.

Contudo, se o gestor errar na escolha do software de gestão financeira, então boa parte dessas automatizações será perdida, o processo de coleta de dados será complexo e, ao menos, parte das informações ficará desatualizada. Isso resultará em mais obstáculos para tomar melhores decisões estratégicas e simplificar as rotinas operacionais.

Para ajudá-lo na seleção de uma boa ferramenta, listamos, abaixo, 7 critérios que precisam ser observados.

O que avaliar no momento da escolha de um software de gestão financeira para o varejo?

1. Adequação ao segmento de mercado

O varejo tem algumas peculiaridades que outros setores da economia ignoram. Por exemplo, fazer gestão de estoque e de produtos é algo específico dos varejistas, enquanto ter uma boa gestão financeira e de colaboradores é um aspecto compartilhado com empresas de serviços.

Por isso, avalie se o software de gestão financeira extrapola as funcionalidades da área administrativa e integra todos os departamentos do estabelecimento. Quanto mais áreas forem atendidas por um mesmo programa, menor será a necessidade de atualizar ou integrar diversos sistemas para obter informações úteis. Isso simplificará o dia a dia e a diferenciação estratégica de sua empresa.

2. Usabilidade do sistema frente de caixa

Quantos cliques ou minutos são necessários para inserir as informações, gerar o cupom fiscal e despedir-se do cliente uma vez que ele chega ao caixa? Em média, quantos clientes um atendente conseguiria apoiar durante uma hora de seu trabalho? As informações que aparecem na tela do dispositivo são claras e simples de serem interpretadas pelos usuários?

Responder a essas 3 perguntas é fundamental para evitar gargalos na rotina ou diversas horas de treinamento dos colaboradores. Você deve pedir uma demonstração do sistema para avaliar sua interface de uso e questionar sobre como alguns processos são realizados no software.

O tempo investido numa avaliação meticulosa durante o processo de seleção e avaliação do sistema garantirá poucas ou nenhuma surpresa durante a implantação e utilização da ferramenta de gestão no dia a dia da loja.

4. Projeto de implantação

O projeto de implantação deve contemplar a instalação do software, a primeira carga de informações sobre o estabelecimento, a integração dos periféricos e o treinamento dos usuários.

Portanto, avalie qual modelo é o melhor para sua loja e negocie com o fornecedor a forma de executar essa fase essencial da adoção de um novo sistema de gestão financeira.

5. Reputação da empresa que o oferta

O fornecedor do software de gestão se tornará um parceiro do seu negócio. Ele será o responsável por adequar o sistema às mudanças exigidas pela legislação, adicionar recursos úteis, propor inovações na utilização da ferramenta, armazenar dados de seus clientes e empresa, além de manter as integrações com sistemas do governo ou de terceiros.

6. Suporte à rotina do estabelecimento

O suporte dado pelo fornecedor aos colaboradores de sua empresa também deve ser avaliado. Algumas perguntas devem ser feitas nessa etapa:

• O horário do suporte é compatível com o expediente de sua loja?
• Os canais de interação com o fornecedor são fáceis de serem usados?
• A equipe de suporte entende dos processos do varejo e conseguiria apoiar seus colaboradores com base no conhecimento sobre a tecnologia deles?
• O tempo médio de resolução dos chamados atenderia sua empresa?

O suporte é algo extremamente importante na resolução de problemas e falhas do software, no esclarecimento de dúvidas dos atendentes e na rotina da sua empresa. Procure um parceiro confiável para apoiar suas rotinas de trabalho.

7. Referência de clientes

Conhecer diversas histórias de sucesso na utilização do software de gestão financeira ofertado pelo fornecedor ajudará sua empresa a materializar os possíveis ganhos de performance que ela terá ao adotar aquele sistema.

Por isso, peça para ler os casos de sucesso, para falar com clientes referências resultados obtiveram após a adoção do sistema. Também pergunte sobre qual a avaliação do cliente quanto aos itens mencionados neste post.

Conclusão

O software de gestão financeira pode determinar a sobrevivência ou a falência de um estabelecimento. Pode apoiar a estratégia ou comprometer a rotina dos colaboradores, facilitar a interação com os clientes ou facilitar a coleta de dados gerenciais no dia a dia da empresa. Logo, invista seu tempo em uma avaliação criteriosa sobre seu próximo sistema.

Se quiser aprofundar seus estudos sobre o segmento varejista, sugerimos a leitura do livro: Administração do Varejo, de Fauze Najib Mattar.

Você já conhece quais são os 7 critérios básicos para avaliar um software de gestão financeira para sua loja, então, que tal utilizá-los agora mesmo para conhecer os sistemas oferecidos pela Lumi? Basta acessar nossa página de Fale Conosco para receber um contato de nossos especialistas.