Comprar e vender é o que torna uma empresa competitiva no mercado, afinal, é preciso gerar receita para se chegar ao tão sonhado lucro. A emissão de notas fiscais é um processo comum a todas as empresas, independentemente do seu porte e segmento. É por meio dele que se pode saber o quanto está pagando de impostos e, para o governo, é um importante instrumento de controle do que está sendo comercializado e do quando está sendo arrecadado no país.
Mas nos últimos anos, com o nascimento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), toda aquela papelada gerada na emissão das tradicionais NFs foi transformada em arquivos digitais, automatizando muitos processos antes realizados manualmente, e desafogando colaboradores que dedicavam intermináveis horas no preenchimento das notas fiscais diariamente.
Mas apesar de toda a facilidade trazida com a implementação da NF-e nas transações comerciais, muitos empreendedores acabam encontrando dificuldades na organização de documentos, o que pode causar muitas dores de cabeça. Pensando nisso, elaboramos algumas dicas essenciais para a otimização dos processos diários por meio de uma boa gestão de notas fiscais. Acompanhe!
O primeiro passo para uma gestão eficiente de NFs é padronizar a forma como elas são recebidas no dia a dia, de forma que sejam facilmente encontradas sempre que precisar. Como a emissão ou recebimento de documentos fiscais acontece com grande frequência, é preciso estabelecer procedimentos de rotina. Mas como fazer isso? É fácil!
Por exemplo, no caso de NFs de papel, crie um padrão de recebimento das notas de forma que sejam sempre colocadas no mesmo local, separando aquelas de entrada e de saída, além de manter guardados aqueles documentos que não serão utilizados em curto prazo. Ao final do dia, separe em arquivos por data de recebimento ou saída para que não se misturarem com outras. Assim, na hora de encontrar alguma informação, fica mais fácil procurar.
No caso de documentos digitais, o ideal é que as NF-e sejam separadas por pastas virtuais, seguindo o mesmo critério das notas de papel, sempre com a identificação e organização para que não se extraviem ou se percam entre as demais.
A legislação obriga a guarda de documentos fiscais por 5 anos, o que exige ainda mais atenção quanto à organização e controle das NFs. No caso de notas de papel, é recomendada a organização e o controle em um local apropriado e com a devida identificação. A dica é separar em ficheiros ou pastas, alocadas num ambiente bem arejado de forma que possam ficar bem conservadas. Locais úmidos, mal ventilados ou que correm o risco de molhar em caso de chuva devem ser evitados.
No caso de notas fiscais eletrônicas, é fundamental fazer um backup frequente dos arquivos para se precaver caso ocorra algum imprevisto. O ideal é que a empresa adote um software de gerenciamento de NF-e e o armazenamento das informações fiscais passe a ser na nuvem. Com isso, além de estarem mais seguras, poderão ser acessadas de qualquer hora e em qualquer local.
Quando se trata de documentos fiscais, todo cuidado é pouco. No caso de fraude ou NFs sem a devida autenticidade pelo órgão competente, a empresa está correndo sérios riscos de ser autuada.
Para uma gestão eficiente de notas fiscais, é fundamental que o gestor, ao receber uma NF, consulte o portal da prefeitura emissora e certifique-se de que realmente o documento é verídico e que os impostos foram corretamente aplicados na nota. Com uma rotina de conferência, a empresa não corre o risco de estar recebendo documentos irregularmente ou pagando impostos indevidos.
Investir em um sistema de gestão integrada é a melhor forma de automatizar os processos e evitar erros. Um software como esse vai ajudar no processo de lançamento, acompanhamento de prazos, controle de valores e impostos relacionados à nota fiscal. Além disso, é possível integrar o sistema com os mais diversos setores da empresa, como o estoque, compras e, inclusive, a contabilidade, que deve estar ciente de todas as movimentações fiscais do empreendimento.
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