As notas fiscais eletrônicas (NF-e) são documentos de existência estritamente digital. Assim, sua emissão deve seguir uma série de procedimentos específicos para que o fisco possa ter controle sobre as movimentações de mercadorias na sua empresa, o que gera impostos, como o ICMS.

Relativamente recente, o processo de emissão das NF-e ainda causa confusão em muitos empreendedores e gestores. Quer se livrar dessas dúvidas? Então confira seis dicas essenciais para a emissão desses documentos!

Certificado digital é indispensável

Se você quer emitir nota fiscal eletrônica dentro da lei é indispensável que conte com um certificado digital. Esse certificado é responsável por validar a emissão da nota, funcionando como uma espécie de assinatura digital.

Sem ele, a sua NF-e não tem valor e não será aprovada pela Secretaria de Fazenda. Assim, é fundamental adquirir o certificado digital com uma empresa credenciada para fazer a emissão.

Cadastre-se na Secretaria de Fazenda

Como as NF-e precisam ser aprovadas pela Secretaria de Fazenda, é muito importante que a sua empresa faça um cadastro na SEFAZ para que as emissões sejam reconhecidas e aprovadas.

No caso de uma empresa com filial, o cadastro poderá ser feito tanto individualmente quanto pela raiz do CNPJ. A diferença diz respeito à legislação de cada Estado e, por isso, é preciso que você se informe com antecedência para saber como será feito o credenciamento.

Tenha atenção com os dados

Não é porque a NF-e existe digitalmente que ela pode ser editada se algo der errado. Se algum dado for inserido corretamente será preciso fazer uma retificação por extenso para ser anexada à NF-e. Em alguns carros, o erro na NF-e pode fazer com que ela não seja aprovada pela SEFAZ.

Por isso, durante o preenchimento da NF-e tenha muito cuidado com os dados e faça uma conferência antes de enviá-la. Isso irá poupar um tempo precioso com correções e retificações.

Monitore as NF-e

Outra dica essencial é que sua empresa precisa manter um monitoramento da aprovação das NF-e. Isso porque pode acontecer de a SEFAZ não aprovar a nota fiscal, sendo necessária sua retificação e seu reenvio.

Se isso não acontecer, a nota fiscal precisará ser inutilizada devido à quebra de sequência numérica e, por isso, o monitoramento é tão importante, pois evita que a empresa ache que enviou uma nota que, na verdade, não está no sistema do órgão competente.

Não se esqueça do DANFE

O arquivo gerado pela NF-e precisa ser guardado adequadamente, mas a sua impressão não funciona como uma nota fiscal. Para isso, é preciso realizar a impressão do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

Esse documento é gerado a partir do arquivo da NF-E e deve ser enviado para o cliente que receberá a mercadoria. Esse processo é ainda mais importante no caso de o cliente não emitir NF-e (no caso do cliente final, por exemplo). Assim, o DANFE é a representação gráfica da NF-e e deve ser impresso para garantir cumprimento da legislação tributária.

Tenha um sistema de gerenciamento

O fato de as NF-e terem existência digital faz com que seja mais fácil gerenciá-las, mas não é por causa disso que elas podem ser apenas arquivadas sem nenhum cuidado. Para resolver essa questão, o mais recomendado é contar com um sistema de gerenciamento das NF-e.

Esse tipo de sistema normalmente indica se a nota foi aprovada ou não, qual seu estado e também a armazena segundo seus dados. Com isso, a contabilidade da sua empresa vai ficar mais simplificada graças à organização das NF-e.

Seguindo algumas dicas essenciais para a emissão de nota fiscal eletrônica você garante que o procedimento seja feita dentro da legislação tributária, garantindo maior proteção ao seu negócio, além de dados mais confiáveis.

Ainda restou alguma dúvida sobre  NF-e? Leia nosso artigo sobre os 6 motivos para você investir no uso de nota fiscal eletrônica.

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