Com o suporte de ferramentas e sistemas que facilitam a análise e o gerenciamento financeiro da empresa, o corte de gastos e despesas fica mais fácil se ser realizado, evitando prejudicar as atividades que são importantes para o negócio e aumentando a eficiência das medidas.

Neste post vamos explicar como a tecnologia pode ser a sua grande aliada para tornar a gestão de custos mais prática e eficiente. Também vamos procurar esclarecer as principais dúvidas que surgem sobre o assunto. Veja a seguir:

Quais são os benefícios da tecnologia para a gestão de custos no varejo?

Conforme é ensinado no livro Sonho Grande, que conta a trajetória empresarial do homem mais rico do Brasil, Jorge Paulo Lemann, promover uma política de redução de custos constante é um dos fatores essenciais para o sucesso de qualquer empresa.

Para isso, o melhor aliado é um bom sistema integrado para a gestão de custos. Conheça alguns dos principais benefícios ao utilizar essa tecnologia no varejo:

Otimização do tempo

Um dos grandes objetivos de criar padrões em processos como a gestão de custos é otimizar o tempo. Dessa forma, o gestor pode se preocupar mais com a parte estratégica em vez de ficar fazendo o operacional.

Com o auxílio da tecnologia, o tempo para a realização de diversas tarefas é reduzido drasticamente, além de eliminar de vez a existência de várias atividades manuais e burocráticas.

Rotinas como controle de estoque, contabilização de produtos vendidos e etiquetamento de preços, por exemplo, passam a ser realizadas automaticamente – economizando tempo, trabalho e esforço da equipe.

Um sistema de gestão de custos também traz mais agilidade e rapidez no dia a dia da contabilidade da empresa. Ao conseguir gerar informações de forma automática e instantânea, os funcionários do setor são poupados de digitar e calcular todos os dados manualmente.

Melhores decisões

Quando a empresa organiza sua gestão de custos, os gestores passam a identificar de forma clara onde estão gastando cada centavo. Assim, fica muito mais fácil analisar quais despesas são realmente necessárias e quais podem ser cortadas.

Ao centralizar as informações da empresa em uma única plataforma, os gestores passar a ter uma visão mais abrangente do negócio. Com os sistemas de gestão é possível saber, por exemplo, como andam os:

• fluxos de mercadorias;
• cálculos de custos unitários e totais;
• margens de contribuição de cada produto;
• formações do preço de venda.

Poder acessar todos esses dados com facilidade permite uma tomada de decisão mais veloz e consciente. Tudo isso resulta em uma administração mais estratégica, que consegue analisar melhor as questões mais dinâmicas do negócio – como a sazonalidade e a variação da demanda por um produto, por exemplo.

Controle de perdas

Perdas financeiras acontecem, mas só com organização e dados claros os problemas podem ser identificados com rapidez para que sejam solucionados.

Com um sistema integrado cuidando da gestão de custos, ações como fraudes, furtos e desvios ficam muito mais difíceis de se realizar. A detecção de qualquer perda passa a ser instantânea – possibilitando que as devidas providências sejam tomadas rapidamente.

Além disso, automatizar a gestão de custos garante que todas as transações de compra e venda estejam em conformidade – tanto com as normas da empresa quanto com a legislação.

Tudo o que é feito no sistema de gestão de custos fica registrado digitalmente para ser consultado – podendo ser usado em uma futura auditoria, por exemplo.

Economia com mão de obra

Quando uma empresa investe em sistemas que automatizam a gestão de custos, contabilidade e cobrança, torna-se possível eliminar ou até mesmo realocar parte da mão de obra sem deixar de realizar os processos necessários.

Entregar processos burocráticos e manuais para um sistema automático é uma forma eficiente de utilizar os recursos humanos que uma empresa possui. A automação nessas atividades otimiza o tempo de trabalho da equipe, permitindo que os colaboradores foquem em outras funções mais importantes.

Com isso, a tecnologia permite que a empresa opere em um nível mais intenso e eficiente com o mesmo número de pessoas – resultando em uma maior produtividade e lucratividade.

Aumento da produtividade

O processo de controle de custos é essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. Quanto menores forem os gastos desnecessários, maior a produtividade geral da empresa, e consequentemente a sua margem obtida.

Com um sistema de gestão de custos, todo esse controle fica muito mais simples de ser feito. Todas as informações passam a ser disponibilizadas de forma prática e facilitada para o gestor, que consegue detectar melhor onde a empresa pode estar perdendo dinheiro.

Além disso, a menor presença humana nas atividades contábeis faz com que o número de erros diminua, aumentando o nível de assertividade da gestão de custos e elevando a produtividade da empresa no geral;

Centralização de dados

A possibilidade de integração de dados é outra vantagem importante da tecnologia para a gestão de custos. Ao centralizar todas as informações no mesmo lugar, o controle sobre tudo que acontece na empresa fica mais acessível e eficiente.

Se antigamente o relatório de todos os dados era feito manualmente, com o uso de um sistema integrado de gestão de custos todas as informações dos setores de compras, vendas e logística são contabilizadas automaticamente.

Ou seja, o varejista consegue monitorar cada produto desde o pedido do cliente até a saída do estoque, de forma instantânea e sem precisar checar manualmente. Todos as informações de armazenagem, controle e movimentação passam a ser enviadas para a mesma plataforma agilidade e eficiência, evitando que um setor da empresa fique dependendo de outro para ter acesso a esses dados.

Padronização nos processos de trabalho

Um dos maiores benefícios da tecnologia para a área de custos de uma empresa é a padronização de rotinas e atividades. Através de um sistema de gestão financeira, é possível:

• preestabelecer um roteiro fixo a ser seguido em qualquer operação de compra e venda da empresa, eliminando a improvisação e padronizando o que deve ser feito em cada caso – inclusive na ocorrência de imprevistos ou problemas;
• determinar as funções específicas de cada membro da equipe, otimizando o trabalho e reduzindo a necessidade de aumentar o número de pessoas no setor;
• orientar o trabalho de novos integrantes na equipe, reduzindo a curva de aprendizagem e evitando erros durante os primeiros dias;
• dar flexibilidade para que os gestores estruturem os processos e façam ajustes conforme a empresa vá evoluindo e tendo mais necessidades;
• evitar que toda a operação seja paralisada em caso de erro ou ausência de determinado funcionário.

Dicas de livros e materiais sobre o tema

• “Satisfação Garantida: Aprenda a Fazer da Felicidade um Bom Negócio”, por Tony Hsieh. Editora Thomas Nelson, 2010;
• “A Loja de Tudo”, Jeff Bezos e A Era da Amazon, por Brad Stone. Editora Intrínseca, 2014;
• “E-Commerce nas Empresas Brasileiras”, por Eduardo Vasconcellos. Editora Atlas, 2005;
• “Por Dentro do Alibaba: Como a Maior Empresa de e-Commerce do Mundo Está Mudando os Rumos dos Negócios On-line”, por Porter Erisman. Editora Saraiva, 2015;
• “As Novas Regras do e-Commerce: As Lições do CEO da Rakuten e Kobo Para o Negócio Digital sem Fronteiras no Século XXI”, por Hiroshi Mikitani. Editora Campus, 2013.

Conclusão

Em áreas com fluxo de vendas constante, como é o caso do varejo, o uso da tecnologia faz uma enorme diferença. Sistemas de gerenciamento organizam processos, integram informações, automatizam atividades e reduzem o nível de erros – aumentando a eficiência não só do setor comercial, mas de toda a empresa.

Um software de gestão é um investimento com excelente custo-benefício. Com o auxílio da tecnologia e a facilidade de precisão das informações, fica muito mais fácil reduzir custos sem perder a qualidade.

Explicamos nesse artigo a importância que a tecnologia para a gestão de custos pode ter no seu varejo. Se você gostou da leitura, compartilhe o artigo nas suas redes sociais e contribua para que mais pessoas conheçam melhor sobre o assunto!