Alguns empresários acreditam que alavancar o faturamento é suficiente para aumentar o lucro. Porém, isso pode não ser bem verdade se, por outro lado, os custos incorridos na sua atividade aumentarem na mesma proporção, não é mesmo?

Pode parecer clichê dizer que “conhecimento é poder” e que ter informações sobre o desempenho da sua empresa é fundamental para o sucesso; porém, isso é realmente indispensável. Mas quando estamos lidando com uma cadeia grande de processos, ter o conhecimento de tudo o que acontece e controlar os custos pode acabar se tornando uma verdadeira dor de cabeça.

Para tomar uma decisão, é necessário que se tenha em mãos informações precisas e tempestivas. Entretanto, quando temos um mundo de informações, isso pode se tornar uma tarefa humanamente impossível quando não se tem o auxílio de um software de gestão.

Nesse caso, até o fato de obter a informação seria um custo adicional, com pessoal, material, energia e, principalmente, tempo. Este último pode ser fator decisivo em alguns casos, como no caso de informações do tipo: “quanto produzir”, “quando investir para aumentar produção”, “quando e quanto comprar para estocar” ou ainda “quanto aumentar de infraestrutura para armazenagem de estoque”.

Veremos abaixo algumas práticas que podem ser implantadas no seu negócio e que auxiliarão a reduzir seus custos.

1. Obtenha um sistema integrado

É com base nele que você obterá as mais diversas informações que precisa sobre a situação da empresa. Portanto, sua aquisição deve ser vista como um investimento que trará grandes benefícios e nunca como um custo adicional desnecessário.

Os relatórios gerenciais e contábeis que o sistema gerar lhe auxiliará a detectar pontos de despesas e custos que podem ser entendidos como desperdícios, de modo que o gestor possa tomar a decisão de cortar determinado custo extra. E assim é dado o primeiro passo para reduzir custos no seu negócio.

2. Analise seus custos e estabeleça metas

Identificados os pontos de desperdício, ou melhor, identificadas as oportunidades de redução de custos, é hora de estabelecer as metas de redução. Quanto se pode reduzir? Quais gastos são realmente necessários e quais podem ser descartados? São perguntas cujas respostas o gestor pode encontrar nos relatórios que o sistema lhe gerará, como a DRE (Demonstração de Resultado do Exercício), que elenca, além das receitas, as despesas operacionais, financeiras e os custos que poderão ser analisados de modo refinado.

3. Otimize a gestão do seu estoque

O fato de as informações sobre estoque serem de comum interesse a outros setores faz com que ter informações precisas sobre o que acontece com o ele seja fundamental para um controle eficiente. A comunicação entre setores como almoxarifado e comercial, por exemplo, trará profundos benefícios a todo o fluxo operacional relacionado às vendas. Com isso, o gestor poderá ter informações mais precisas sobre a quantidade de estoque, podendo, assim, operar com um estoque menor, pois sabemos estocar grandes quantidades gera um custo extra.

4. Controle seu contas a pagar e as contas a receber

Estando o setor de compras e o de vendas interligados ao financeiro, tudo que seja relacionado a recebimento e pagamento de contas terá seu fluxo operacional bem mais otimizado, pois não haverá retrabalho com lançamentos de faturas no sistema em outro setor. Assim, as chances de erros ficam bastante minimizadas, e as faturas a pagar ficam com maior controle a fim de evitar multas e juros por atraso.

5. Analise seu fluxo de caixa e planeje-se

Pode acontecer de, em determinado momento, a empresa não ter condições financeiras de honrar seus compromissos, sendo necessário fazer empréstimos e o consequente pagamento de juros. Isso pode ser evitado caso se faça uma análise do fluxo de caixa futuro da empresa. Assim, a empresa pode se planejar para não fazer aquisições a prazo sem ter a possibilidade de recebimentos futuros.

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