O que é frontoffice e backoffice? E como a tecnologia pode ajudá-los a ter um desempenho melhor?

Você sabe como estão os processos internos da sua empresa? Está realizando, de fato, uma gestão eficiente do que ocorre nesse ambiente? Isso é fundamental para que possa conseguir resultados de fato positivos, levando a um crescimento sustentável e saudável do negócio.

Para isso, é importante saber como administrar as atividades de frontoffice e backoffice, compreender as funções de cada um deles e identificar como a tecnologia pode auxiliar nesses dois pontos.

Para isso, continue lendo nosso artigo e tire suas dúvidas sobre o assunto.

O que é backoffice?

Backoffice, ou retaguarda, diz respeito às atividades de apoio de uma empresa, que dão suporte para que as atividades de frente possam ser executadas e os produtos ou serviços cheguem até o cliente final.

Normalmente a equipe de backoffice não estabelece muito contato com o cliente. Em geral, atua na sustentação da empresa, em planos de retaguarda e, eventualmente, de contingência. Estão entre eles controle financeiro, os profissionais de TI, entre outros.

Suas funções não estão diretamente ligadas à produção, mas oferecem todo o suporte para o funcionamento do negócio, mesmo que não estejam “aos olhos” do cliente.

O que é frontoffice?

Frontoffice, ou linha de frente, diz respeito às atividades “de frente” da organização, ou seja, aquelas que tenham alto contato com o cliente. Pense em todas as atividades que estão diretamente ligadas com o seu público.

Por exemplo, se seu negócio trabalha com venda de produtos, todo o processo “de linha de frente” perpassa o controle de inventário, acionamento do estoque, a produção do item (caso seja um item confeccionado sob demanda) e a entrega até as mãos do cliente.Tudo isso, faz parte das operações de frontoffice.

Quais são as suas diferenças?

Essencialmente as diferenças entre frontoffice e backoffice dizem respeito à ligação das funções com a atividade fim da empresa. Enquanto frontoffice está relacionado com as atividades que atingem diretamente o cliente, o backoffice é o responsável pela sustentação dessas atividades no negócio.

Quem faz parte do backoffice e do frontoffice de uma empresa?

Os setores que fazem parte do frontoffice de uma empresa são:

  • logística;
  • armazenamento e estoque;
  • vendas;
  • marketing;
  • transporte.

Já os setores que compõem o backoffice são:

  • TI;
  • contabilidade;
  • jurídico;
  • financeiro, entre outros.

Como utilizar a tecnologia para integrar processos nas empresas?

Frontoffice e backoffice precisam trabalhar de forma integrada para que a empresa consiga executar suas funções. Não adianta ter um produto incrível se não há suporte para a execução das funções que possibilitam a sua produção.

E para potencializar esses processos, saiba quais são as tecnologias que podem auxiliar na integração entre esses dois pontos e otimizar as rotinas internas do negócio.

Utilize CRMs

O CRM (Customer Relationship Management) são soluções que visam estabelecer um gerenciamento de relacionamento entre empresa e público, potencializando os processos que tenham foco no cliente.

Utilize ERPs

O ERP (Enterprise Resource Planning) diz respeito a sistemas que visam realizar uma gestão integrada entre os diversos segmentos da organização, permitindo a união dos setores de backoffice e frontoffice. Também permite a automação de uma série de funções técnicas e vitais do negócio.

Essas duas tecnologias – CRM e ERP – quando utilizadas em conjunto, permitem uma gestão integrada que concilie os propósitos de ambos, oportunizando que um potencialize as atividades do outro, e proporcione melhores resultados para o crescimento da organização.

Conclusão

Backoffice e frontoffice são estratégicos para a empresa. A compreensão das funções de cada uma dessas modalidades permite o gestor a ter um maior controle dos processos internos e potencializá-los adequadamente, garantindo um crescimento sustentável da empresa.

Adotar a tecnologia no negócio é fundamental para construir diferenciais competitivos. Para entender mais sobre o assunto, é uma boa ideia ler o livro Tecnologia de Informação: Planejamento e Gestão, de Paulo Rogério Foina.

Quer dicas para melhorar a gestão da sua organização? Conheça o ERP de integração do Front e Backoffice da Lumi Software.

Como investir em tecnologia no varejo pode ajudar nos lucros?

Em 2014, segundo a IDC, empresa líder em inteligência de mercado e consultoria, o Brasil ocupava o sétimo lugar no ranking mundial de investimentos em tecnologia da informação. Ao mesmo tempo, a 26ª Pesquisa Anual de Uso da TI nas Empresas, realizada pelo Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da FGV-EAESP, aponta que o investimento em tecnologia no varejo representou 3% do total de investimentos em TI do Brasil, naquele mesmo ano.

Enquanto isso, nos Estados Unidos, o Walmart foi o principal varejista em investimentos em TI, tendo superado as cifras de investimentos de empresas de todos os demais setores de negócios. Os recursos investidos abrangeram hardware, software, serviços de TI, serviços de telecomunicações e estrutura interna.

Observando os modestos números do investimento em tecnologia no varejo no Brasil e tendo em mente a história de sucesso da rede mundial Walmart, podemos enxergar aí um indicativo de que o setor varejista tem muito a lucrar ao investir em TI. Quer saber como seu supermercado pode se beneficiar com mais investimento em tecnologia?

Automação de tarefas

Nesse quesito, a empresa de varejo se beneficia pela diminuição de erros, pela facilidade de controle financeiro, por ter todas as informações centralizadas e, ainda, pela segurança no cumprimento da legislação vigente. A emissão de Notas Fiscais é automatizada e o setor contábil tem todas as informações necessárias disponíveis no sistema. E ainda: todos os dados e informações sobre o cliente estão disponíveis para que você ofereça a ele o melhor atendimento possível.

Integração entre processos e pessoas

Tecnologias como gateway, firewall, biometria, chave de acesso e o cloud computing, estão viabilizando maior integração entre processos e pessoas. Isso é um grande facilitador para os gestores do varejo, que podem acompanhar o movimento e os resultados dos negócios a qualquer hora e de qualquer lugar.

Integração dos canais off-line e online

As tecnologias estão integrando lojas físicas e lojas virtuais, de modo a unificar a estratégia de interação do cliente com a marca e adequar a gestão de estoques, compras e fabricação ao modelo “just in time”. Assim, a empresa pode otimizar o suprimento de produtos nos canais de vendas para que haja redução de custos.

Compartilhamento de informações

Os sistemas ERP (programas de computador responsáveis pelas operações de uma empresa) compartilham informações relevantes entre seus diversos módulos e podem ser integrados com o e-commerce para atualização de dados em tempo real. Isto viabiliza maior eficácia na gestão financeira do varejo.

Análise de resultados

Quando o ERP e o e-commerce são integrados a softwares de Business Intelligence (BI) e Big Data, é possível visualizar os resultados alcançados pelos diversos canais de vendas em um Dashboard unificado, com informações de fácil interpretação. Também fica mais fácil mensurar os resultados das ações de marketing criadas sob medida para os clientes.

Melhoria da experiência do cliente

Já estão disponíveis no mercado softwares que permitem:

  • O registro das compras pelo cliente antes de sua chegada ao caixa físico, agilizando seu atendimento.

  • Exibir manequins virtuais em vídeo, assim que o cliente retira o cabide com roupas do local de exposição.

  • Monitorar a localização do cliente (com autorização prévia) e fazer ofertas online de produtos quando ele estiver próximo das lojas físicas ou em ambientes que favorecem as vendas.

  • Responsividade das plataformas de serviços e e-commerce para acesso com qualquer dispositivo – computador, notebook, tablet e celular.

 

A tecnologia no varejo serve para simplificar e otimizar os processos de retaguarda e de linha de frente, para promover o aprimoramento contínuo dos modelos de negócios e alcançar os consumidores de forma mais assertiva, conveniente e personalizada. Ela resulta em melhoria da gestão, ampliação das vendas e dos lucros do varejo.

Gostou de saber como o investimento em tecnologia vai beneficiar seu negócio de varejo? Você vai gostar também de aprender como um software de gestão ajuda na prevenção de perdas. 

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5 principais benefícios de um software de gestão para sua empresa

Gerenciar uma empresa é um grande desafio. Existe uma enorme quantidade de questões a serem resolvidas todos os dias, concorrência, problemas de pessoal, pagamento de tributos e obrigações. O empresário está cercado de preocupações em relação às melhores formas de organizar todos os seus processos e garantir que a empresa não apenas consiga honrar seus compromissos nos prazos e nas condições acertadas, mas também atender sempre melhor aos anseios de seus clientes.

Pequenos e médios negócios tem se beneficiado grandemente do uso de ferramentas de informática para lidar com a complexidade de planejar, desenvolver, controlar e analisar as rotinas da empresa de uma forma consistente em um ambiente cada vez mais competitivo. Conheça a seguir os principais benefícios que um ERP (Sistema de Gestão Empresarial) pode trazer em sua rotina:

1. Organização de processos

Softwares gerenciais automatizam tarefas, organizam os dados e as consultas a eles, sinalizam a necessidade de tomada de determinadas ações pré-agendadas e, com isso, poupam tempo e geram maior organização do fluxo de trabalho.

Maior organização em todas as tarefas traz resultados em diversos níveis, uma vez que medidas melhoradas – tais como clientes bem atendidos, mercadorias entregues a tempo, obrigações fiscais observadas, contabilidade bem executada que ajudem a balancear as finanças e investir para crescimento do negócio – mostram que a adoção de ferramentas como os ERPs são grandes diferenciais.

2. Controle financeiro, fiscal e redução de custos

O controle das finanças e das obrigações fiscais são essenciais a manutenção do negócio. Usando um ERP de qualidade, evita-se eventuais surpresas com falta de caixa, pagamentos indevidos, descobre-se o mau uso ou desperdício de recursos e até a compra indevida ou em excesso de produtos, ajudando a empresa a administrar com eficiência seus recursos limitados.

Obtendo maior eficiência no fluxo de caixa, fica mais fácil administrar também a área de tributos e pagar em dia as obrigações. O controle financeiro automatizado permite planejar com mais eficiência o pagamento de impostos ao mesmo tempo que permite reduzir despesas e ampliar sua rentabilidade que é a meta de qualquer negócio, obter mais lucro.

3. Automação Comercial Gerencial

Um bom software de gestão permite organizar informações de diversas áreas da empresa em módulos que funcionam de maneira integrada, ajudando os gestores na tomada mais rápida de decisões e controle mais eficiente dos processos que envolvem tais questões, pois conseguem visualizar dados com mais rapidez, nitidez e redução de erros ou problemas que possam surgir em registros manuais, os quais gastam inclusive mais tempo.

Essa é a idéia de automação comercial, ligar os processos como numa indústria, porém, dentro do ambiente comercial.

4. Maior produtividade

Com a otimização do tempo e automação de processos, todos os envolvidos no negócio conseguem ser mais produtivos, apresentando resultados mais satisfatórios não só pela redução de possíveis falhas ou erros como também ajudando-os a atender melhor seus clientes, o que gera maior satisfação e chances de obter preferência. Além disto, com a padronização e melhores métodos em organizar e mostrar visualmente o andamento dos processos, todo o negócio é afetado de forma positiva, dando-lhe condições de se desenvolver cada vez melhor e de maneira promissora no mercado que explora.

5. Aperfeiçoamento do planejamento de vendas

Com uma ferramenta que promove automação e integração, seu negócio consegue conduzir melhor o planejamento de vendas, identificando e aproveitando melhor as oportunidades. Não se administra uma empresa com o retrovisor, é necessário que a área comercial olhe para frente e antecipe o que o mercado irá pedir ou como ele irá se comportar. O ERP permite planejar e gerir o tamanho e a qualidade do sortimento de produtos da empresa, evitando compras erradas e reduzindo o investimento em estoque parado. Organizar a distribuição de margens e acompanhar o volume de vendas em cada categoria de produto é muito mais fácil através de um sistema. Finalmente, entender os anseios dos clientes, as características de cada tipo de consumidor e como cada produto o atenderá em termos de característica e preço equilibrando tudo isso em uma estratégia de manter a competitividade e margem adequada ao negócio é o benefício maior gerado neste processo. 

E então, como você faz o controle financeiro e gerencial de sua empresa hoje? Veja as vantagens de adotar automação comercial, e alguns cases de sucesso.

 

 

 

Descubra as vantagens da automação comercial

Ainda existem muitos gestores utilizando planilhas para o gerenciamento estratégico e operacional de seus negócios. No entanto, as tecnologias de automação trazem vantagens e benefícios que vão muito além das tradicionais planilhas otimizando processos e melhorando amplamente a gestão das empresas.

Para crescer de forma sustentável, as ferramentas de automação tornaram-se indispensáveis nos dias de hoje. Você ainda não conhece as vantagens da automação para o seu negócio? Descubra agora mesmo!

Economia de tempo

Cada setor da empresa possui seu próprio controle de dados e estratégias específicas. Já imaginou quanto tempo é gasto para atualizar os dados das planilhas de cada um deles? O esforço e o tempo gasto são gigantescos, sem contar o risco de erros de digitação e a perda de dados no processo.

Uma das grandes vantagens da automação é a possibilidade de se realizar as atualizações de dados em um só campo para que todos os setores acessem um único banco de dados. O tempo economizado no processo pode ser utilizado para o gestor ampliar o seu foco no planejamento estratégico da empresa.

Redução de custos

Entre as principais vantagens da automação, podemos destacar a possibilidade de uma análise mais profunda do negócio para identificar desperdícios de recursos como tempo, materiais, mão de obra e investimentos financeiros. Dessa forma, o gestor pode desenvolver estratégias de redução parcial ou integral desses custos melhorando a produtividade da empresa.

A redução do índice de falha humana também deve impactar na redução de custos operacionais e tornar a empresa ainda mais produtiva, aumentando a sua atratividade perante os investidores e acionistas.

Melhor controle gerencial e operacional

A automação de processos impacta profundamente no controle gerencial e operacional da empresa. A análise de dados de forma mais completa permite que o gestor enxergue informações até então escondidas ou difíceis de serem analisadas sem ajuda de uma ferramenta mais específica. Assim, ações com foco em melhorias devem otimizar processos e aumentar o desempenho do negócio.

Confiabilidade dos dados

A confiabilidade nos dados figura uma das vantagens da automação mais discutidas entre os gestores. Com a limitação de campos necessários para as atualizações no sistema, o gestor pode limitar também o número de pessoas com esse acesso. O índice de falhas e perda de dados é reduzido agregando maior credibilidade ao banco de dados da empresa.

Segurança das informações

Além do acesso limitado aos profissionais certos, com a automação de processos, as informações ganham um sistema de backup eficiente que acontece de forma automática e se duplica para mais de um servidor para garantir o acesso em casos de mau funcionamento de um deles (para sistemas em nuvem). Pequenos acidentes ou equívocos não serão mais problemas com tamanha segurança das informações.

As vantagens da automação de processos não param por aí. À medida que o gestor aplica suas funcionalidades, novos benefícios são descobertos e sentidos pelo negócio todos os dias. Aumentar a produção, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, reduzir custos, modernizar os processos de gestão, aumentar a lucratividade e a atratividade do negócio serão mais fáceis de serem conquistados com a ajuda da automação de processos.

Leia também nosso artigo sobre tecnologia para Gestão de Custos no varejo! Para falar com um de nossos consultores clique aqui.