O que é frontoffice e backoffice? E como a tecnologia pode ajudá-los a ter um desempenho melhor?

Você sabe como estão os processos internos da sua empresa? Está realizando, de fato, uma gestão eficiente do que ocorre nesse ambiente? Isso é fundamental para que possa conseguir resultados de fato positivos, levando a um crescimento sustentável e saudável do negócio.

Para isso, é importante saber como administrar as atividades de frontoffice e backoffice, compreender as funções de cada um deles e identificar como a tecnologia pode auxiliar nesses dois pontos.

Para isso, continue lendo nosso artigo e tire suas dúvidas sobre o assunto.

O que é backoffice?

Backoffice, ou retaguarda, diz respeito às atividades de apoio de uma empresa, que dão suporte para que as atividades de frente possam ser executadas e os produtos ou serviços cheguem até o cliente final.

Normalmente a equipe de backoffice não estabelece muito contato com o cliente. Em geral, atua na sustentação da empresa, em planos de retaguarda e, eventualmente, de contingência. Estão entre eles controle financeiro, os profissionais de TI, entre outros.

Suas funções não estão diretamente ligadas à produção, mas oferecem todo o suporte para o funcionamento do negócio, mesmo que não estejam “aos olhos” do cliente.

O que é frontoffice?

Frontoffice, ou linha de frente, diz respeito às atividades “de frente” da organização, ou seja, aquelas que tenham alto contato com o cliente. Pense em todas as atividades que estão diretamente ligadas com o seu público.

Por exemplo, se seu negócio trabalha com venda de produtos, todo o processo “de linha de frente” perpassa o controle de inventário, acionamento do estoque, a produção do item (caso seja um item confeccionado sob demanda) e a entrega até as mãos do cliente.Tudo isso, faz parte das operações de frontoffice.

Quais são as suas diferenças?

Essencialmente as diferenças entre frontoffice e backoffice dizem respeito à ligação das funções com a atividade fim da empresa. Enquanto frontoffice está relacionado com as atividades que atingem diretamente o cliente, o backoffice é o responsável pela sustentação dessas atividades no negócio.

Quem faz parte do backoffice e do frontoffice de uma empresa?

Os setores que fazem parte do frontoffice de uma empresa são:

  • logística;
  • armazenamento e estoque;
  • vendas;
  • marketing;
  • transporte.

Já os setores que compõem o backoffice são:

  • TI;
  • contabilidade;
  • jurídico;
  • financeiro, entre outros.

Como utilizar a tecnologia para integrar processos nas empresas?

Frontoffice e backoffice precisam trabalhar de forma integrada para que a empresa consiga executar suas funções. Não adianta ter um produto incrível se não há suporte para a execução das funções que possibilitam a sua produção.

E para potencializar esses processos, saiba quais são as tecnologias que podem auxiliar na integração entre esses dois pontos e otimizar as rotinas internas do negócio.

Utilize CRMs

O CRM (Customer Relationship Management) são soluções que visam estabelecer um gerenciamento de relacionamento entre empresa e público, potencializando os processos que tenham foco no cliente.

Utilize ERPs

O ERP (Enterprise Resource Planning) diz respeito a sistemas que visam realizar uma gestão integrada entre os diversos segmentos da organização, permitindo a união dos setores de backoffice e frontoffice. Também permite a automação de uma série de funções técnicas e vitais do negócio.

Essas duas tecnologias – CRM e ERP – quando utilizadas em conjunto, permitem uma gestão integrada que concilie os propósitos de ambos, oportunizando que um potencialize as atividades do outro, e proporcione melhores resultados para o crescimento da organização.

Conclusão

Backoffice e frontoffice são estratégicos para a empresa. A compreensão das funções de cada uma dessas modalidades permite o gestor a ter um maior controle dos processos internos e potencializá-los adequadamente, garantindo um crescimento sustentável da empresa.

Adotar a tecnologia no negócio é fundamental para construir diferenciais competitivos. Para entender mais sobre o assunto, é uma boa ideia ler o livro Tecnologia de Informação: Planejamento e Gestão, de Paulo Rogério Foina.

Quer dicas para melhorar a gestão da sua organização? Conheça o ERP de integração do Front e Backoffice da Lumi Software.

Quais as aplicações do sistema de PDV no controle financeiro?

Um sistema de PDV (ponto de venda) é um software específico para a comercialização dos produtos de sua loja, permitindo um melhor gerenciamento do fluxo de entrada e saída de itens do seu estabelecimento, bem como realiza, de forma automatizada, a emissão de notas fiscais.

Ele permite um melhor controle financeiro, administrar de forma eficiente o estoque da sua loja, o controle de alíquotas fiscais e o cadastro de fornecedores.

Confira as principais funcionalidades de um sistema de PDV e veja os benefícios que pode oferecer para sua organização.

Integração com bancos

O sistema é integrado diretamente com os bancos nos quais há o registro das contas da loja. Assim, toda entrada e saída de dinheiro é registrada via automação, permitindo que você agilize pagamento de contas, reduzindo o tempo gasto com essa tarefa ao longo das rotinas. Além disso, garante uma maior precisão e eficiência nesses processos, já que minimiza as chances de erros.

Controle de estoque

Um sistema de PDV também pode ser utilizado para realizar o controle de estoque, verificando quantos produtos de cada item estão disponíveis no local, reduzindo a necessidade de conferências no local de armazenamento, já que, quando a nova venda é registrada, já é dada a baixa automaticamente.

O sistema pode se reportar o setor de compras para realizar o contato com os fornecedores e adquirir os produtos que estão próximos a terminar. Isso é importante para evitar que falte determinado item em sua loja, principalmente aqueles que tem uma maior saída.

Contabilidade das vendas em tempo real

O sistema registra instantaneamente a movimentação da loja em tempo real, gerando a contabilidade de entrada e saída de produtos. Com isso, você tem, sem necessidade de conferência documento a documento, o registro dos valores de fluxo de caixa automaticamente, diminuindo o tempo de realização dessa tarefa.

Emissão de notas fiscais

Uma das funções fundamentais de um sistema de PDV é a emissão de notas fiscais de forma automatizada, facilitando sua gestão. O próprio software realiza a emissão no sistema próprio da Receita Federal, gerando a NFC-e. É possível até mesmo encaminhá-la imediatamente para o cliente no ato da compra por e-mail.

Fluxo de caixa automático

O sistema registra a compra dos insumos, pagamento de contas, movimentações financeiras e transações bancárias e, a entrada de capital por meio de cada uma das vendas. Com isso, você tem dimensão do seu fluxo de caixa em tempo real, bem como realizar o acompanhamento mensal por meio de relatórios elaborados pelo sistema.

Conclusão

Como você pode perceber, todas as aplicações são bastante úteis e auxiliam em uma melhor gestão do seu ponto de venda, conseguindo alavancar resultados e aumentando os lucros no registro das informações.

Para se aprofundar no assunto e entender mais sobre processos capazes de impulsionar o ponto de venda, leia o livro “Merchandising no Ponto de Venda“, de Regina Blessa. A obra traz um panorama prático que auxiliará no sucesso do negócio.

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5 dicas de gestão de micro e pequenas empresas que podem mudar seu negócio!

Empreender é o desejo de muitos brasileiros, mas junto com o sonho do negócio próprio vêm todas as obrigações próprias da gestão. Muitos empresários não se preocupam em desenvolver um plano administrativo, pois não têm conhecimento da importância desse planejamento para o posicionamento de mercado, diferenciais competitivos e conquista da clientela. Para alcançar o sucesso, no entanto, os empreendedores devem se preocupar com a gestão de micro e pequenas empresas.

A cultura empresarial precisa ser percebida como fundamental não só para as grandes corporações, mas também para os negócios locais. Os empresários que percebem essa necessidade e buscam desenvolver um modelo gerencial para o seu negócio conseguem enfrentar a concorrência do mercado, melhorar seus produtos e serviços e consolidar a sua empresa.

Neste artigo, separamos algumas dicas que ajudarão no desenvolvimento da gestão de micro e pequenas empresas. Ficou curioso? Então confira os próximos parágrafos e entenda como melhorar os seus processos administrativos.

Faça um bom controle financeiro

O controle financeiro é fundamental para o sucesso dos negócios. Desenvolva um controle de fluxo de caixa registrando tudo o que entra com as suas vendas e tudo aquilo que sai, como pagamentos de funcionários e fornecedores. Esses dados ajudam a planejar a rotina de pagamento e o cronograma de investimento e desenvolvimento da empresa, além de melhorar o controle do fluxo de caixa.

Controle seus custos

Para uma empresa ser competitiva, não deve apenas fornecer produtos ou serviços de qualidade, mas também se preocupar com o controle dos seus custos. Afinal, se sai mais dinheiro do que entra, o resultado será a falência e ninguém quer isso. Adequar os custos de produção com um padrão de qualidade e reduzir gastos na rotina padrão da empresa permite que sobre mais recursos para serem investidos em outros setores.

Escolha bem os seus fornecedores

O seu negócio, de uma forma ou de outra, depende de seus fornecedores: a qualidade dos insumos que eles te fornecem, o tempo que demora a entrega e o custo que isso tem para a sua empresa. Saber escolher um fornecedor que ofereça as melhores condições ajuda a reduzir custos, melhorar o seu preço de venda e, com isso, tornar a sua empresa ainda mais competitiva. Então negocie!

Fique atento às suas contratações

Uma empresa depende diretamente do desempenho dos seus colaboradores, pois são eles que fazem o negócio funcionar. Na hora de contratar os seus funcionários, é necessário ficar atento a diversos aspectos, como os conhecimentos e habilidades.

Essas qualidades podem ser treinadas e desenvolvidas, mas é necessário que elas sejam direcionadas sempre para o desenvolvimento empresarial, caso contrário não surtirá efeito.

Invista em tecnologia

A tecnologia consegue facilitar muito dos processos de uma empresa, deixando-a mais competitiva e preparada para enfrentar a concorrência. As ferramentas tecnológicas podem fazer a diferença em todas as etapas, desde a produção até o sistema gerencial da própria empresa.

A amplitude de aplicações e as facilidades que elas geram não podem ser deixadas de lado pelos empresários. Um exemplo dessas ferramentas são os softwares de gestão, que permitam controlar a rotina administrativa, financeira, de vendas, de recursos humanos, de tributação, dentre outras funcionalidades.

Gostou deste artigo com dicas de gestão de micro e pequenas empresas? Então acesse também esse texto sobre como um software de gestão pode ajudar no planejamento tributário.  

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Como um software de gestão ajuda na prevenção de perdas?

 

Quer palavra mais desagradável do que prejuízo para o gestor de negócios? Que tal perda? Nada pior do que ter um sumiço contábil, normalmente originado em negligência ou imperícia do gestor ou dos seus colaboradores, certo? Para se ter uma ideia, de acordo com a pesquisa Ibevar-Provar, que tem apoio do Sebrae, o varejo brasileiro enfrenta um índice de perdas de 2,31%, sendo que, no caso dos pequenos negócios, esse número salta para quase 10%.

Diante desse cenário, é preciso que o gestor se mobilize para otimizar ainda mais os seus resultados. Afinal, as perdas geram impactos diretos nos lucros da empresa. A pergunta de ouro, portanto, é a seguinte: como fazer isso? O melhor caminho é contar com a ajuda da automação.

Neste post, vamos mostrar como os softwares de gestão podem ajudar a sua empresa a trabalhar melhor a prevenção de perdas. Confira a seguir!

Diminuição dos erros de conciliação

Um erro mais comum do que muitos podem imaginar. Muitas vezes, o gestor deixa a cargo dos colaboradores o recebimento das mercadorias, o que é perfeitamente aceitável – afinal, ele precisa lidar com outros assuntos mais importantes. Acontece que, nesse momento, o colaborador pode não ter a informação precisa para a checagem dos produtos e, ao receber menos do que foi pago, certamente vai incorrer no erro de gerar uma perda para a empresa.

Com um software de gestão, as informações são centralizadas, e o colaborador pode se manter informado em tempo real, com todos os dados atualizados. Assim, evita qualquer tipo de erro relacionado ao recebimento.

Composição de estoques mais precisa

Itens estocados por muito tempo também podem gerar perdas, quer pelo vencimento do prazo de validade (como é o caso dos produtos alimentícios), quer pelas condições de estocagem, que podem danificar o produto e fazer com que ele perca o seu valor de venda. Além da possibilidade das perdas, é claro, itens estocados em excesso também representam uma ameaça para o capital de giro do negócio.

Esse é outro ponto onde o software de gestão pode ajudar, já que o gestor terá informações muito mais precisas para compor o seu estoque e poderá se basear em relatórios de períodos passados, fazendo compras na medida.

Total controle financeiro

Por fim, não é apenas na questão de estoques que podemos cometer erros que geram perdas. Muitas vezes, erros contábeis e financeiros, durante a própria elaboração das demonstrações de caixa e de competência, podem confundir o usuário das informações. Assim, ele pode tomar decisões equivocadas e, no futuro, perceber que a sua situação financeira era extremamente diferente.

Além disso, as próprias multas pelo descumprimento de obrigações tributárias principais e acessórias também podem ser consideradas perdas, visto que surgem por conta de uma situação incomum, que prejudica o resultado da empresa. Com um software de gestão, você garante que tais erros não aconteçam e consegue atingir um controle financeiro total!

Conheça também alguns erros que você pode estar cometendo sobre controle de perdas.  Quer saber mais sobre soft de gestão clique aqui.