Embora o uso do SPED Fiscal e Contábil já tenha se tornado obrigatório para muitas empresas, esse sistema ainda é alvo de dúvidas entre gestores e colaboradores do setor varejista sobre o seu funcionamento e quando deve ser utilizado.

A fim de esclarecer de uma vez por todas essas questões, abordaremos neste post alguns aspectos referentes à origem e implantação do SPED, bem como à sua função no cenário empresarial nos dias de hoje.

Ao final, também apontaremos qual a melhor forma de se garantir o cumprimento dessas obrigações acessórias com o objetivo de evitar multas por atraso ou por omissão de dados. Boa leitura!

Origem do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)

Os primeiros projetos pertinentes à transmissão eletrônica de dados corporativos ao governo estão datados ainda no final da década de 90, durante o mandato do ex-presidente Fernando Henrique Cardoso. Desde então, leis e normativas foram, pouco a pouco, criadas para viabilizar um novo formato de fiscalização das atividades empresariais no país.

Assim, esse sistema começou a ser desenvolvido com maior ênfase no ano de 2007 como parte estratégica do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC). O objetivo foi e continua sendo a diminuição da burocracia no cumprimento das obrigações de natureza fiscal e contábil.

Nesse sentido, o SPED propôs simplificar e automatizar a maneira como esses dados são repassados às entidades públicas federais, estaduais e municipais. Como resultado disso, atualmente, as empresas já podem enviar documentos e efetuar os recolhimentos legais de natureza não somente fiscal, mas também trabalhista e previdenciária.

Um detalhe importante: em regra, as empresas optantes pelo Simples Nacional estão isentas da obrigação de transmissão de dados via SPED. No entanto, ainda assim, vale ressaltar que as legislações estaduais podem vir a dispor de modo diverso, visto que cada ente federativo detém competência específica para regulamentar sobre seus próprios tributos, como o ICMS.

Por esse motivo, é fundamental analisar as leis tributárias dos estados federativos onde estão localizadas as empresas contribuintes, na medida em que essas e outras regulamentações influenciam a forma como o SPED Fiscal e Contábil são utilizados.

SPED Fiscal

Também chamado de Escrituração Fiscal Digital (EFD), esse sistema permite que as empresas declarem todas as operações mensais que sofrem incidência tributária, como ICMS, IPI, PIS/PASEP e Cofins. Para isso, os colaboradores podem obter um software de integração fiscal.

A partir desse sistema, todas as informações e documentos relativos às transações comerciais (envolvendo, por exemplo, mercadorias, notas fiscais eletrônicas e créditos tributários) podem ser declarados nos campos indicados. Em seguida, um arquivo digital é gerado e homologado no Programa Validador e Assinador (PVA), que é fornecido pelo próprio SPED, por meio do site da Receita Federal para posterior transmissão ao Fisco.

Contudo, esses arquivos fiscais — enviados mensalmente pelas empresas — precisam ser antes assinados eletronicamente por meio de Certificados Digitais de Pessoa Jurídica nos padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Isso para que a autenticidade, inviolabilidade e segurança dos dados sejam garantidas.

Otimização no uso do SPED Fiscal e Contábil nas empresas

Diante desse veículo de controle tributário estatal, nos últimos anos, o número de arrecadações tem aumentado bastante. Assim, por exemplo, somente em setembro de 2018, a Receita Federal registrou um crescimento de 21,34% no recolhimento do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, quando comparado ao mesmo período de 2017.

Esses dados confirmam a agilidade e eficiência do SPED. Por isso, ainda que a automação tenha simplificado consideravelmente o modo como as obrigações acessórias são cumpridas pelas empresas, é preciso estar atento a todos os documentos e campos de preenchimento obrigatório no sistema.

Isso porque a inserção ou omissão involuntária de algumas informações pode gerar a inconsistência dos dados e, em consequência, incorrer as empresas no pagamento de altas multas — que podem chegar até 5% sobre o montante das transações comerciais.

Por esse motivo, a adoção de um sistema ERP de integração fiscal e contábil é primordial. Afinal, tal recurso é capaz de agilizar com total segurança o trabalho dos colaboradores. Como exemplo, a depender do software adquirido, há a possibilidade de exportação de arquivos, evitando-se a redigitação de todas as notas fiscais.

Além disso, alguns softwares também incluem ferramentas específicas de geração do SPED Fiscal e Contábil, CAT-52, livros eletrônicos e Demonstrativos de Resultado Financeiro Gerencial, que auxiliam no total controle financeiro das empresas.

Conclusão

Com a implantação do SPED, as empresas podem cumprir boa parte de suas obrigações acessórias sem a necessidade, por exemplo, de emissão de notas físicas ou a impressão dos livros contábeis. Essa transmissão pode ser feita com praticidade e segurança por meio de um software de integração.

Para saber mais detalhes sobre esses sistemas de escrituração, sugerimos como leitura complementar a obra Sped – Sistema Público de Escrituração Digital, autoria de Osmar Reis Azevedo. O livro aborda as principais questões sobre a legislação específica com exemplos práticos de transmissão desses dados.

Agora que você já conhece o SPED Fiscal e Contábil – bem como a importância de um software de integração nas empresas – mas quer entender um pouco mais sobre o assunto, acesse nosso artigo “Tributação de produtos: entenda a importância da validação tributária”.