Embora o uso do SPED Fiscal e Contábil já tenha se tornado obrigatório para muitas empresas, esse sistema ainda é alvo de dúvidas entre gestores e colaboradores do setor varejista sobre o seu funcionamento e quando deve ser utilizado.
A fim de esclarecer de uma vez por todas essas questões, abordaremos neste post alguns aspectos referentes à origem e implantação do SPED, bem como à sua função no cenário empresarial nos dias de hoje.
Ao final, também apontaremos qual a melhor forma de se garantir o cumprimento dessas obrigações acessórias com o objetivo de evitar multas por atraso ou por omissão de dados. Boa leitura!
Os primeiros projetos pertinentes à transmissão eletrônica de dados corporativos ao governo estão datados ainda no final da década de 90, durante o mandato do ex-presidente Fernando Henrique Cardoso. Desde então, leis e normativas foram, pouco a pouco, criadas para viabilizar um novo formato de fiscalização das atividades empresariais no país.
Assim, esse sistema começou a ser desenvolvido com maior ênfase no ano de 2007 como parte estratégica do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC). O objetivo foi e continua sendo a diminuição da burocracia no cumprimento das obrigações de natureza fiscal e contábil.
Nesse sentido, o SPED propôs simplificar e automatizar a maneira como esses dados são repassados às entidades públicas federais, estaduais e municipais. Como resultado disso, atualmente, as empresas já podem enviar documentos e efetuar os recolhimentos legais de natureza não somente fiscal, mas também trabalhista e previdenciária.
Um detalhe importante: em regra, as empresas optantes pelo Simples Nacional estão isentas da obrigação de transmissão de dados via SPED. No entanto, ainda assim, vale ressaltar que as legislações estaduais podem vir a dispor de modo diverso, visto que cada ente federativo detém competência específica para regulamentar sobre seus próprios tributos, como o ICMS.
Por esse motivo, é fundamental analisar as leis tributárias dos estados federativos onde estão localizadas as empresas contribuintes, na medida em que essas e outras regulamentações influenciam a forma como o SPED Fiscal e Contábil são utilizados.
Também chamado de Escrituração Fiscal Digital (EFD), esse sistema permite que as empresas declarem todas as operações mensais que sofrem incidência tributária, como ICMS, IPI, PIS/PASEP e Cofins. Para isso, os colaboradores podem obter um software de integração fiscal.
A partir desse sistema, todas as informações e documentos relativos às transações comerciais (envolvendo, por exemplo, mercadorias, notas fiscais eletrônicas e créditos tributários) podem ser declarados nos campos indicados. Em seguida, um arquivo digital é gerado e homologado no Programa Validador e Assinador (PVA), que é fornecido pelo próprio SPED, por meio do site da Receita Federal para posterior transmissão ao Fisco.
Contudo, esses arquivos fiscais — enviados mensalmente pelas empresas — precisam ser antes assinados eletronicamente por meio de Certificados Digitais de Pessoa Jurídica nos padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Isso para que a autenticidade, inviolabilidade e segurança dos dados sejam garantidas.
Diante desse veículo de controle tributário estatal, nos últimos anos, o número de arrecadações tem aumentado bastante. Assim, por exemplo, somente em setembro de 2018, a Receita Federal registrou um crescimento de 21,34% no recolhimento do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, quando comparado ao mesmo período de 2017.
Esses dados confirmam a agilidade e eficiência do SPED. Por isso, ainda que a automação tenha simplificado consideravelmente o modo como as obrigações acessórias são cumpridas pelas empresas, é preciso estar atento a todos os documentos e campos de preenchimento obrigatório no sistema.
Isso porque a inserção ou omissão involuntária de algumas informações pode gerar a inconsistência dos dados e, em consequência, incorrer as empresas no pagamento de altas multas — que podem chegar até 5% sobre o montante das transações comerciais.
Por esse motivo, a adoção de um sistema ERP de integração fiscal e contábil é primordial. Afinal, tal recurso é capaz de agilizar com total segurança o trabalho dos colaboradores. Como exemplo, a depender do software adquirido, há a possibilidade de exportação de arquivos, evitando-se a redigitação de todas as notas fiscais.
Além disso, alguns softwares também incluem ferramentas específicas de geração do SPED Fiscal e Contábil, CAT-52, livros eletrônicos e Demonstrativos de Resultado Financeiro Gerencial, que auxiliam no total controle financeiro das empresas.
Com a implantação do SPED, as empresas podem cumprir boa parte de suas obrigações acessórias sem a necessidade, por exemplo, de emissão de notas físicas ou a impressão dos livros contábeis. Essa transmissão pode ser feita com praticidade e segurança por meio de um software de integração.
Para saber mais detalhes sobre esses sistemas de escrituração, sugerimos como leitura complementar a obra Sped – Sistema Público de Escrituração Digital, autoria de Osmar Reis Azevedo. O livro aborda as principais questões sobre a legislação específica com exemplos práticos de transmissão desses dados.
Agora que você já conhece o SPED Fiscal e Contábil – bem como a importância de um software de integração nas empresas – mas quer entender um pouco mais sobre o assunto, acesse nosso artigo “Tributação de produtos: entenda a importância da validação tributária”.
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