Descubra as vantagens da automação comercial

Ainda existem muitos gestores utilizando planilhas para o gerenciamento estratégico e operacional de seus negócios. No entanto, as tecnologias de automação trazem vantagens e benefícios que vão muito além das tradicionais planilhas otimizando processos e melhorando amplamente a gestão das empresas.

Para crescer de forma sustentável, as ferramentas de automação tornaram-se indispensáveis nos dias de hoje. Você ainda não conhece as vantagens da automação para o seu negócio? Descubra agora mesmo!

Economia de tempo

Cada setor da empresa possui seu próprio controle de dados e estratégias específicas. Já imaginou quanto tempo é gasto para atualizar os dados das planilhas de cada um deles? O esforço e o tempo gasto são gigantescos, sem contar o risco de erros de digitação e a perda de dados no processo.

Uma das grandes vantagens da automação é a possibilidade de se realizar as atualizações de dados em um só campo para que todos os setores acessem um único banco de dados. O tempo economizado no processo pode ser utilizado para o gestor ampliar o seu foco no planejamento estratégico da empresa.

Redução de custos

Entre as principais vantagens da automação, podemos destacar a possibilidade de uma análise mais profunda do negócio para identificar desperdícios de recursos como tempo, materiais, mão de obra e investimentos financeiros. Dessa forma, o gestor pode desenvolver estratégias de redução parcial ou integral desses custos melhorando a produtividade da empresa.

A redução do índice de falha humana também deve impactar na redução de custos operacionais e tornar a empresa ainda mais produtiva, aumentando a sua atratividade perante os investidores e acionistas.

Melhor controle gerencial e operacional

A automação de processos impacta profundamente no controle gerencial e operacional da empresa. A análise de dados de forma mais completa permite que o gestor enxergue informações até então escondidas ou difíceis de serem analisadas sem ajuda de uma ferramenta mais específica. Assim, ações com foco em melhorias devem otimizar processos e aumentar o desempenho do negócio.

Confiabilidade dos dados

A confiabilidade nos dados figura uma das vantagens da automação mais discutidas entre os gestores. Com a limitação de campos necessários para as atualizações no sistema, o gestor pode limitar também o número de pessoas com esse acesso. O índice de falhas e perda de dados é reduzido agregando maior credibilidade ao banco de dados da empresa.

Segurança das informações

Além do acesso limitado aos profissionais certos, com a automação de processos, as informações ganham um sistema de backup eficiente que acontece de forma automática e se duplica para mais de um servidor para garantir o acesso em casos de mau funcionamento de um deles (para sistemas em nuvem). Pequenos acidentes ou equívocos não serão mais problemas com tamanha segurança das informações.

As vantagens da automação de processos não param por aí. À medida que o gestor aplica suas funcionalidades, novos benefícios são descobertos e sentidos pelo negócio todos os dias. Aumentar a produção, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, reduzir custos, modernizar os processos de gestão, aumentar a lucratividade e a atratividade do negócio serão mais fáceis de serem conquistados com a ajuda da automação de processos.

Leia também nosso artigo sobre tecnologia para Gestão de Custos no varejo! Para falar com um de nossos consultores clique aqui.

 

 

6 motivos para você investir no uso de nota fiscal eletrônica

A evolução constante da tecnologia traz grandes benefícios para as empresas, especialmente quando falamos em Fisco. A sonegação de notas fiscais, há alguns anos, era um incômodo comum para o Governo, que, com isso, perdia muito em arrecadação. A tecnologia foi a saída encontrada para contornar a sonegação fiscal e favorecer a regulamentação, permitindo um maior controle e transparência nas transações — além de vantagens para o meio ambiente, abolindo as notas fiscais de papel.

O SPED (Sistema Público de Escritura Digital) estima que, em breve, nenhum estabelecimento poderá aceitar outra nota que não seja a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Para te mostrar o porquê de essa mudança ser favorável tanto para o consumidor quanto para o empreendedor, reunimos no artigo de hoje as vantagens de se usar a Nota Fiscal Eletrônica. Acompanhe a seguir!

Menor custo e menor necessidade de espaço

O uso da NF-e dispensa os custos com papel, que deve ser fabricado em gráficas especializadas, e ainda elimina a necessidade de espaços adequados para organizar e armazenar as notas da empresa. O custo da impressão também deixa de existir, e o gasto com a informática acaba sendo bem menor para a corporação.

Até a logística se torna melhor com o uso da Nota Fiscal Eletrônica, porque diminui o tempo parado em postos fiscais. Além disso, o registro da sua empresa na prefeitura responsável facilita o acesso às notas, porque cada vez que uma nota fiscal é emitida no nome da sua empresa, você recebe um aviso via e-mail.

Apelo ecológico

O uso da Nota Fiscal Eletrônica ainda traz benefícios para o meio ambiente. Com a diminuição da necessidade de papéis para impressão das notas fiscais, acumula-se menos lixo.

Diminuição na burocracia

A burocracia exigida para emitir as notas fiscais diminui bastante com o uso da NF-e. Para funcionar, só é preciso uma estrutura básica de informática (o que, na maioria das vezes, já existe) e o engajamento dos envolvidos para que o passo a passo seja realizado de forma precisa.

Isso permite facilidades na gestão financeira da organização. Os dados ficam todos registrados de maneira virtual, agilizando consultas e otimizando o armazenamento.

Facilidade de fiscalização

A NF-e facilita a fiscalização, visto que o controle da mercadoria e da prestação de serviços é simplificado pelas notas emitidas por fornecedores — e os dados ainda podem ser cruzados pelo empreendedor com as informações disponíveis na Super Receita, mostrando se há discrepâncias entre o valor declarado e o valor recebido.

Quais os requisitos para se adequar à Nota Fiscal Eletrônica?

Tanto para emitir a NF-e quanto a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (chamada de NFC-e), são exigidos três requisitos básicos:

  • Credenciar-se à Sefaz;

  • Ter um certificado digital padrão ICP-Brasil, onde deverá constar o CNPJ da corporação;

  • Desenvolver/adquirir um software para a emissão de nota fiscal.

Quais as datas para a adequação à Nota Fiscal Eletrônica?

Para algumas empresas, já existe a obrigatoriedade de emitir a Nota Fiscal, enquanto, para outras, a emissão ainda é opcional. Há algumas datas-limite para a adequação dessas empresas. Veja a seguir:

  • Até março de 2015, empresas que faturam mais de 10 milhões por ano tiveram que se adequar;

  • Até julho de 2015, foi a vez das que faturam mais de 5 milhões por ano;

  • Até novembro de 2015, as que faturam acima de 1,8 milhão;

  • Até março de 2016, terão de se adequar as empresas que faturam mais de 360 mil reais por ano ou que estão começando suas atividades;

  • Até julho de 2016, deverão se adequar todos os estabelecimentos de varejo.

Agora você conhece as vantagens da Nota Fiscal Eletrônica e sabe como se adequar as exigências do programa antes do prazo estipulado. 

Quer ver mais um blog sobre Nota Fiscal Eletrônica: Como emitir uma NF-e do Simples Nacional

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Gestão de custos: 5 dicas para ajudar a sua empresa

A gestão de custos significa muito mais do que apenas controlar os seus gastos. Essa gestão também é a responsável por transformar o plano estratégico da empresa em medidas e ações que ajudem na conversão de resultados. Para que isso aconteça, não apenas os custos são controlados, mas também são planejados e otimizados para que seja possível alcançar o sucesso. Assim, essa gestão é indispensável — se a sua empresa quiser se manter e crescer no mercado.

Confira ao menos cinco dicas para ajudar a sua empresa a fazer uma gestão de custos de alto nível!

Conheça e organize os custos

Não é possível dispor de uma boa gestão de custos se você não conhecer adequadamente quais são esses custos e como eles se comportam. Por isso, o primeiro passo deve ser o de fazer um levantamento dos custos da empresa e categorizá-los em fixos e variáveis.

Geralmente, os custos com maior impacto tendem a ser as variáveis, pelo fato de não ser possível prevê-los com total exatidão. Por isso, conhecer quais são esses custos vai lançar luz a esse grupo, a fim de que sua gestão se mantenha firme.

Tenha um orçamento

Conhecendo quais são os custos, é preciso montar um orçamento. Para ser relevante, é preciso que o orçamento conte com quais são os recebimentos da empresa e quais são os gastos.

Como para ser funcional ele precisa ser feito de maneira antecipada, será preciso fazer previsões sobre os custos variáveis. Para isso, utilize a média dos últimos meses e acrescente uma porcentagem de erro, como de 5 a 10%. Ao fazer isso, você garantirá que o orçamento fique dentro de uma margem de segurança para que tudo saia conforme o planejado.

Monitore os resultados financeiros

Uma boa gestão de custos também precisa ser relevante para colocar o plano estratégico em ação. Por isso, é muito importante manter-se atento aos resultados financeiros em geral.

Isso pode ser conseguido, por exemplo, com o uso de ferramentas de controle como o fluxo de caixa e o Demonstrativo de Resultado do Exercício. Se você mantiver uma avaliação constante a esses resultados, grandes são as chances de que a gestão de custos seja sempre dinâmica e relevante.

Além disso, também é preciso observar os resultados financeiros em relação aos processos. Os custos de um processo são realmente justificados pelos seus resultados? Há possibilidades de otimização? Responder essas perguntas, portanto, garante que a gestão seja sempre melhorada.

Compare resultados

Outra forma de manter a gestão de custos em dia é comparando resultados. Se o resultado financeiro da empresa foi positivo e igual ao semestre anterior, isso pode ser uma boa coisa. Se, por outro lado, foi implantada uma política de otimização de custos, esse é um péssimo resultado.

No caso de o resultado ter sido negativo, mas ter sido melhor do que as previsões, então esse pode ser um indicativo de que a gestão precisa melhorar, mas que está no caminho certo. Assim, a comparação é muito importante para fornecer análises de qualidade para afinar a gestão.

Invista em software e automação

Fazer tudo isso de maneira mecânica, entretanto, geralmente resulta em problemas como falta de disponibilidade de dados, dispersão de informações e falta de confiabilidade. Erros são mais comuns e a produtividade, mais baixa.

Assim, para uma boa gestão de custos, também é preciso pensar na automação de processos financeiros e de análise. Nesse sentido, investir em um software de gestão que seja robusto e que esteja de acordo com as necessidades da sua empresa ajuda seu negócio a estabelecer uma gestão realmente relevante.

Uma boa gestão de custos é indispensável para que o negócio obtenha e mantenha o sucesso. Sem ela, os gastos saem de controle e muitas oportunidades acabam sendo perdidas. Por isso, é importante conhecer, organizar e monitorar custos e também comparar resultados. Para facilitar todo o processo, um bom software de gestão garante disponibilidade e confiabilidade de dados, além de melhorar a produtividade da gestão.

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5 práticas para reduzir custos no seu negócio

Alguns empresários acreditam que alavancar o faturamento é suficiente para aumentar o lucro. Porém, isso pode não ser bem verdade se, por outro lado, os custos incorridos na sua atividade aumentarem na mesma proporção, não é mesmo?

Pode parecer clichê dizer que “conhecimento é poder” e que ter informações sobre o desempenho da sua empresa é fundamental para o sucesso; porém, isso é realmente indispensável. Mas quando estamos lidando com uma cadeia grande de processos, ter o conhecimento de tudo o que acontece e controlar os custos pode acabar se tornando uma verdadeira dor de cabeça.

Para tomar uma decisão, é necessário que se tenha em mãos informações precisas e tempestivas. Entretanto, quando temos um mundo de informações, isso pode se tornar uma tarefa humanamente impossível quando não se tem o auxílio de um software de gestão.

Nesse caso, até o fato de obter a informação seria um custo adicional, com pessoal, material, energia e, principalmente, tempo. Este último pode ser fator decisivo em alguns casos, como no caso de informações do tipo: “quanto produzir”, “quando investir para aumentar produção”, “quando e quanto comprar para estocar” ou ainda “quanto aumentar de infraestrutura para armazenagem de estoque”.

Veremos abaixo algumas práticas que podem ser implantadas no seu negócio e que auxiliarão a reduzir seus custos.

1. Obtenha um sistema integrado

É com base nele que você obterá as mais diversas informações que precisa sobre a situação da empresa. Portanto, sua aquisição deve ser vista como um investimento que trará grandes benefícios e nunca como um custo adicional desnecessário.

Os relatórios gerenciais e contábeis que o sistema gerar lhe auxiliará a detectar pontos de despesas e custos que podem ser entendidos como desperdícios, de modo que o gestor possa tomar a decisão de cortar determinado custo extra. E assim é dado o primeiro passo para reduzir custos no seu negócio.

2. Analise seus custos e estabeleça metas

Identificados os pontos de desperdício, ou melhor, identificadas as oportunidades de redução de custos, é hora de estabelecer as metas de redução. Quanto se pode reduzir? Quais gastos são realmente necessários e quais podem ser descartados? São perguntas cujas respostas o gestor pode encontrar nos relatórios que o sistema lhe gerará, como a DRE (Demonstração de Resultado do Exercício), que elenca, além das receitas, as despesas operacionais, financeiras e os custos que poderão ser analisados de modo refinado.

3. Otimize a gestão do seu estoque

O fato de as informações sobre estoque serem de comum interesse a outros setores faz com que ter informações precisas sobre o que acontece com o ele seja fundamental para um controle eficiente. A comunicação entre setores como almoxarifado e comercial, por exemplo, trará profundos benefícios a todo o fluxo operacional relacionado às vendas. Com isso, o gestor poderá ter informações mais precisas sobre a quantidade de estoque, podendo, assim, operar com um estoque menor, pois sabemos estocar grandes quantidades gera um custo extra.

4. Controle seu contas a pagar e as contas a receber

Estando o setor de compras e o de vendas interligados ao financeiro, tudo que seja relacionado a recebimento e pagamento de contas terá seu fluxo operacional bem mais otimizado, pois não haverá retrabalho com lançamentos de faturas no sistema em outro setor. Assim, as chances de erros ficam bastante minimizadas, e as faturas a pagar ficam com maior controle a fim de evitar multas e juros por atraso.

5. Analise seu fluxo de caixa e planeje-se

Pode acontecer de, em determinado momento, a empresa não ter condições financeiras de honrar seus compromissos, sendo necessário fazer empréstimos e o consequente pagamento de juros. Isso pode ser evitado caso se faça uma análise do fluxo de caixa futuro da empresa. Assim, a empresa pode se planejar para não fazer aquisições a prazo sem ter a possibilidade de recebimentos futuros.

Talvez ainda, você queira ler o blog: 5 principais benefícios de um software de gestão para sua empresa.

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