Como escolher o software de gestão financeira com 7 critérios no varejo

Usar um bom software de gestão financeira é decisivo para a sobrevivência de empresas atuantes no setor varejista. No entanto, poucos administradores de negócios conhecem critérios essenciais para avaliar um sistema de gestão antes de contratá-lo.

Se você também tem dúvidas sobre a necessidade de investir em um bom sistema de gestão financeira e quer conhecer 7 critérios para não errar na seleção, continue lendo este post e descubra!

Qual a importância de um software de gestão financeira?

Segundo o SEBRAE, empresas que tendem a sobreviver no mercado utilizam tecnologias atualizadas e específicas para seu segmento de atuação, fazem um controle rigoroso de receitas e despesas, calculam detalhadamente os custos dos produtos, além de buscarem fornecedores baseando-se na qualidade e nos preços oferecidos.

Todos os critérios mencionados pelas empresas pesquisadas estão de alguma forma, relacionados ao uso de um software de gestão financeira. Essa tecnologia apoia a rotina de lojas e estabelecimentos varejistas ao reunir funcionalidades, como:

  • gestão de produtos;
  • gestão de estoque;
  • gestão de clientes;
  • controle de fraudes;
  • gestão comercial;
  • gestão financeira;
  • gestão fiscal.

Seu funcionamento é bem simples e com os dados coletados no momento da aquisição de mercadorias, recebimento e venda dos produtos, boa parte dos processos gerenciais é executada automaticamente e sem a intervenção humana.

Por exemplo, ao digitar o CPF do cliente, o sistema já emite a nota fiscal da compra, registra a movimentação financeira, faz a baixa dos itens comprados no estoque, abre ou atualiza o cadastro do cliente com o registro daquela venda e cria estatísticas sobre os produtos ofertados e vendidos pelo estabelecimento. O sistema realiza diversas operações com a simples informação de quem comprou e do que foi vendido.

Contudo, se o gestor errar na escolha do software de gestão financeira, então boa parte dessas automatizações será perdida, o processo de coleta de dados será complexo e, ao menos, parte das informações ficará desatualizada. Isso resultará em mais obstáculos para tomar melhores decisões estratégicas e simplificar as rotinas operacionais.

Para ajudá-lo na seleção de uma boa ferramenta, listamos, abaixo, 7 critérios que precisam ser observados.

O que avaliar no momento da escolha de um software de gestão financeira para o varejo?

1. Adequação ao segmento de mercado

O varejo tem algumas peculiaridades que outros setores da economia ignoram. Por exemplo, fazer gestão de estoque e de produtos é algo específico dos varejistas, enquanto ter uma boa gestão financeira e de colaboradores é um aspecto compartilhado com empresas de serviços.

Por isso, avalie se o software de gestão financeira extrapola as funcionalidades da área administrativa e integra todos os departamentos do estabelecimento. Quanto mais áreas forem atendidas por um mesmo programa, menor será a necessidade de atualizar ou integrar diversos sistemas para obter informações úteis. Isso simplificará o dia a dia e a diferenciação estratégica de sua empresa.

2. Usabilidade do sistema frente de caixa

Quantos cliques ou minutos são necessários para inserir as informações, gerar o cupom fiscal e despedir-se do cliente uma vez que ele chega ao caixa? Em média, quantos clientes um atendente conseguiria apoiar durante uma hora de seu trabalho? As informações que aparecem na tela do dispositivo são claras e simples de serem interpretadas pelos usuários?

Responder a essas 3 perguntas é fundamental para evitar gargalos na rotina ou diversas horas de treinamento dos colaboradores. Você deve pedir uma demonstração do sistema para avaliar sua interface de uso e questionar sobre como alguns processos são realizados no software.

O tempo investido numa avaliação meticulosa durante o processo de seleção e avaliação do sistema garantirá poucas ou nenhuma surpresa durante a implantação e utilização da ferramenta de gestão no dia a dia da loja.

4. Projeto de implantação

O projeto de implantação deve contemplar a instalação do software, a primeira carga de informações sobre o estabelecimento, a integração dos periféricos e o treinamento dos usuários.

Portanto, avalie qual modelo é o melhor para sua loja e negocie com o fornecedor a forma de executar essa fase essencial da adoção de um novo sistema de gestão financeira.

5. Reputação da empresa que o oferta

O fornecedor do software de gestão se tornará um parceiro do seu negócio. Ele será o responsável por adequar o sistema às mudanças exigidas pela legislação, adicionar recursos úteis, propor inovações na utilização da ferramenta, armazenar dados de seus clientes e empresa, além de manter as integrações com sistemas do governo ou de terceiros.

6. Suporte à rotina do estabelecimento

O suporte dado pelo fornecedor aos colaboradores de sua empresa também deve ser avaliado. Algumas perguntas devem ser feitas nessa etapa:

  • O horário do suporte é compatível com o expediente de sua loja?
  • Os canais de interação com o fornecedor são fáceis de serem usados?
  • A equipe de suporte entende dos processos do varejo e conseguiria apoiar seus colaboradores com base no conhecimento sobre a tecnologia deles?
  • O tempo médio de resolução dos chamados atenderia sua empresa?

O suporte é algo extremamente importante na resolução de problemas e falhas do software, no esclarecimento de dúvidas dos atendentes e na rotina da sua empresa. Procure um parceiro confiável para apoiar suas rotinas de trabalho.

7. Referência de clientes

Conhecer diversas histórias de sucesso na utilização do software de gestão financeira ofertado pelo fornecedor ajudará sua empresa a materializar os possíveis ganhos de performance que ela terá ao adotar aquele sistema.

Por isso, peça para ler os casos de sucesso, para falar com clientes referências resultados obtiveram após a adoção do sistema. Também pergunte sobre qual a avaliação do cliente quanto aos itens mencionados neste post.

Conclusão

O software de gestão financeira pode determinar a sobrevivência ou a falência de um estabelecimento. Pode apoiar a estratégia ou comprometer a rotina dos colaboradores, facilitar a interação com os clientes ou facilitar a coleta de dados gerenciais no dia a dia da empresa. Logo, invista seu tempo em uma avaliação criteriosa sobre seu próximo sistema.

Se quiser aprofundar seus estudos sobre o segmento varejista, sugerimos a leitura do livro: Administração do Varejo, de Fauze Najib Mattar.

Você já conhece quais são os 7 critérios básicos para avaliar um software de gestão financeira para sua loja, então, que tal utilizá-los agora mesmo para conhecer os sistemas oferecidos pela Lumi? Basta acessar nossa página de Fale Conosco para receber um contato de nossos especialistas.

Transformação digital como potencial de escalabilidade no varejo: saiba aqui

Transformação digital é a nova forma de conciliar tecnologia, processos e pessoas para adequar as lojas e as empresas em geral ao ritmo cada vez mais frenético de mudanças no comportamento do consumidor.

Mais que uma tendência ligada ao segmento de TI (Tecnologia da Informação), a transformação digital deve ser considerada como uma alteração na cultura empresarial, que usa a tecnologia para acelerar processos, aumentar a eficiência operacional e reduzir os custos do varejo.

Quer descobrir 4 aspectos da transformação digital, que combina processos, pessoas e tecnologias disruptivas para dar escalabilidade ao varejo? Então continue lendo nosso artigo!

Transformação digital sem fronteiras

Um dos primeiros segmentos a adotar a transformação digital foi o de serviços financeiros. Para os bancos, essa nova cultura representou o fechamento de diversas agências bancárias, a diminuição na demanda por serviços presenciais e o aumento das solicitações online e a qualquer hora do dia nos seus canais de atendimento.

Para o varejo, no entanto, a transformação digital seguirá outro caminho. Segundo o estudo “Disruption and Innovation in Latin American Retail”, 90% das vendas do varejo ocorrem em lojas físicas e a tendência é que esse número não diminua nos próximos anos. Ou seja, a localização geográfica de uma marca, ainda contará muito para o seu sucesso.

A tecnologia ajudará as empresas a adotarem, definitivamente, a estratégia omnichannel. Nela, o cliente escolherá o que quiser (online, um showroom ou uma loja física) e retirará o item em algum outro local, sem maiores complicações.

Para 75% das pessoas, ter uma experiência uniforme e personalizada com as marcas, seja pessoalmente, nas redes sociais, site da empresa ou por telefone é algo indispensável na sua relação com os varejistas, segundo um levantamento realizado pela Salesforce. Contudo, 87% dos entrevistados em outra pesquisa realizada pela Zendesk afirmaram que as empresas ainda precisam se esforçar muito para alcançar uma experiência omnichannel perfeita.

Por outro lado, a transformação digital também tende a eliminar as barreiras geográficas de relacionamento com fornecedores. Ferramentas de Business Intelligence indicarão, por exemplo, quando é vantajoso comprar de um parceiro brasileiro ou de um fornecedor asiático, africano ou europeu. Com isso, a transformação digital pode minimizar a limitações de atuação das marcas, seja no relacionamento com fornecedores ou com seus clientes.

O varejo adaptado ao comportamento do consumidor 4.0

Você sabia que 60% das pessoas pesquisam na internet quais lojas oferecem os itens que elas desejam comprar antes de visitá-las? Também sabia que 20% dos clientes só falam com um vendedor quando já decidiram o que e como gostariam de comprar um item?

Esses dados apresentados pela Hubspot mostram que o comportamento do consumidor mudou. Ele procura por mais informações sobre o produto, seu processo de fabricação e os valores incentivados por quem o comercializa.

Philip Kotler, em seu livro “Marketing 4.0”, indica que o alinhamento entre valores pessoais e as marcas, bem como a digitalização das experiências de compra e consumo serão os fatores que determinarão o sucesso ou o fracasso das empresas no mercado.

Atendimento instantâneo

Um dos maiores desafios do varejo é oferecer um atendimento satisfatório para os clientes e melhorar a experiência de compra, seja na loja ou na internet. Manter uma equipe com profundo conhecimento sobre os produtos ofertados pela loja, disponível sempre que o cliente precisar e apta para realizar um atendimento pós-venda não é uma tarefa simples e de baixo custo.

A transformação digital pode apoiar o varejo a encontrar boas alternativas para o atendimento pré e pós-venda. Por exemplo, usando chatbots, é possível atender inúmeros clientes de forma simultânea, durante 24 horas, sem contratar mais pessoas ou investir no treinamento da equipe.

Esses assistentes virtuais, baseados em inteligência artificial, podem ser ativados por voz ou texto e estabelecem um diálogo profundo com as pessoas. Eles podem elucidar dúvidas, consultar preços, fazer recomendações com base no histórico de compra da pessoa ou comparar produtos. Também podem ajudar com o suporte aos consumidores de um produto, fortalecendo a experiência com a marca do varejista.

Você deve estar se perguntando se os clientes estão dispostos a usar esse tipo de tecnologia. A resposta foi dada pelo “State of Chatbots Report – 2018“, um estudo em que 37% dos entrevistados disseram estarem dispostos a usar um chatbot para obterem informação rápida durante uma emergência.

Desses entrevistados, 35% afirmam que usariam assistentes virtuais para fazerem uma reclamação ou relatarem um problema e outros 35% também consultariam para obterem respostas detalhadas e completas. Outro levantamento realizado pela Hubspot mostra que 57% das pessoas usariam um chatbot por causa de sua instantaneidade em atender suas dúvidas e solicitações.

Conhecimento do cliente

Um bom sistema de ponto de venda (PDV) é capaz de coletar informações sobre seus clientes.  Esses dados são úteis na hora de elaborar promoções, criar campanhas de vendas e marketing e estabelecer estratégias de fidelização de clientes como um clube de promoções.

Contudo, se você pudesse combinar dados internos de seus sistemas com informações coletadas nas redes sociais e na internet, então seria possível antecipar tendências, prever o fim da procura por produtos sazonais ou monitorar melhor a concorrência. Isso já é possível ao utilizar o Big Data combinado com a Inteligência Artificial.

Com essas informações, sua loja entenderá o motivo pelo qual os clientes compram determinada mercadoria, poderá alterar aspectos da venda e escalar a quantidade de itens vendidos.

Conclusão

A transformação digital não é um movimento de substituição de pessoas pela tecnologia. Também não pode ser vista como uma simples tendência de usar mais dispositivos e sistemas na gestão e operacionalização do varejo. O que ela propõe é uma mudança na cultura empresarial, que visa alinhar a necessidade das pessoas à forma como as empresas realizam seus negócios.

Em nosso país, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom), 63% das empresas já utilizam alguma estratégia de digitalização ou transformação digital nos seus negócios. A razão para isso é a possibilidade de adotar novas práticas empresariais que combinam pessoas, processos e tecnologias e garantem a escalabilidade das operações a um custo reduzido.

Após conhecer os dados, conceitos e exemplos de adoção da transformação digital, você acredita que sua loja está pronta para essa nova realidade? Quer ver mais dicas que ajudarão você a vencer a concorrência nesse novo cenário? Então, assine nossa newsletter e receba nossas atualizações na sua caixa de e-mail!

POS e TEF: qual a diferença entre as tecnologias?

Com a implementação de recursos tecnológicos nos estabelecimentos comerciais, a gestão financeira e os processos cotidianos se tornaram muito mais ágeis, práticos e seguros, não é verdade?

Graças às tecnologias de pagamento, o consumidor não precisa andar com dinheiro em espécie e pode realizar pagamentos em máquinas de cartão apenas portando seus cartões de crédito e débito. Mas será que toda “maquininha” de cartão é igual? Continue a leitura para conferir as diferenças entre as tecnologias POS e TEF!

O que são as tecnologias POS e TEF

POS

É uma tecnologia popularmente conhecida como “maquininha de cartão portátil”, ou seja, é aquele aparelho utilizado para receber pagamentos em estabelecimentos comerciais como restaurantes, postos de gasolina, lojas, entre outros.

O equipamento pode ser fornecido tanto por agências bancárias como por redes adquirentes específicas. Por sua versatilidade, é muito comum nos depararmos com inúmeros pequenos empreendimentos que implementaram a POS em seu comércio.

TEF

POS e TEF são normalmente confundidas por usuários leigos, já que têm certas “semelhanças”. Também conhecida como Transferência Eletrônica de Fundos, TEF também consiste em uma tecnologia de “maquininha de cartão” em que o cliente insere a senha para realizar o pagamento, mas a grande diferença é que geralmente ela é fixada ao caixa.

Por isso, é muito comum nos depararmos com essa tecnologia em estabelecimentos como supermercados, farmácias e lojas do setor varejista com grande volume de vendas no cartão — normalmente superior a R$ 30 mil por mês, já que é mais fácil fazer o controle das vendas.

Diferenças entre POS e TEF

A POS funciona somente com associação a uma rede como Cielo, Getnet, Stone, entre outras. O estabelecimento fica restrito a aceitar somente cartões de sua fornecedora. A comunicação funciona com uma rede de celular ou linha discada, não dependendo de infraestrutura física para funcionar. A própria máquina é responsável pela impressão do recibo e, quando necessário, o adquirente pode ser acionado para consertar ou substituir o aparelho.

Já a comunicação que a TEF utiliza para capturar as transações é realizada via internet ou links dedicados, necessitando de uma estrutura física para funcionar, normalmente instalada no próprio caixa do estabelecimento comercial.

Vale ressaltar que a TEF é multiadquirente, ou seja, aceita uma grande variedade de bandeiras de cartões. Além disso, caso apresente algum problema, a empresa pode acionar o fornecedor do aparelho ou uma assistência técnica especializada para realizar reparos.

Vantagens do POS e TEF

POS

  • mensalidade atrativa: varia, em média, de  R$ 79 a R$ 119, quando a loja consegue operar apenas com uma máquina;
  • fácil de utilizar: sistema intuitivo, facilitando o manuseio até para leigos;
  • totalmente móvel: pode ser enviada até mesmo à casa do cliente;
  • dispensa automação comercial: não necessita de uma sistema ERP com pinpad integrado e conexão fixa.

TEF

  • aceita diversas bandeiras de cartão de crédito e débito;
  • custo-benefício: pode ter várias máquinas implementadas ao comércio e a mensalidade de R$ 180 (em média) tem o preço diluído;
  • versátil: comprovantes podem ser acessados pelo sistema.

Desvantagens do POS e TEF

POS

  • mono-adquirente: funciona somente se estiver conectado a uma única rede adquirente;
  • limitado: não aceita variações de bandeiras regionais, obrigando o lojista a contratar uma POS para cada rede;
  • complexo: é necessário guardar todos os recibos e comprovantes referentes às transações e somá-los no final do dia.

Por fim, ele não pode ser integrado a um ERP de automação, o que pode gerar divergências na conciliação de vendas, já que os valores registrados no caixa podem ser diferentes dos processados pela máquina de cartão, dificultando o controle financeiro da empresa.

TEF

  • sistema fixo: não permite mobilidade e a máquina precisa estar fixa a um local físico;
  • pode exigir a contratação de vários fornecedores — softwares de TEF, assistência técnica, pinpad, entre outros —, embora existam empresas que fornecem soluções integradas.

Para finalizar as principais diferenças entre POS e TEF, vale mencionar que a tecnologia TEF precisa que o estabelecimento conte com uma conexão fixa à internet para funcionar.

Agora que você já conhece as principais diferenças entre as tecnologias POS e TEF, assine a nossa newsletter para se manter atualizado sobre todos os conteúdos que postamos no blog!

O valor da informação para o varejista

Você consegue imaginar o mundo atual desconectado e sem comunicação? Todos os dias, nos deparamos com algo novo sobre os mais variados assuntos em redes sociais, blogs e sites, o que nos faz compreender o alto valor da informação.

Diariamente, o volume de informações produzidas por esses canais virtuais alimenta os diversos segmentos sobre o comportamento do consumidor e suas preferências por produtos ou serviços. Isso é importante para um varejista se manter no mercado e alcançar cada vez mais seu público-alvo e satisfazê-lo.

Foi pensando nisso que preparamos este post, para que você, varejista, tenha real ciência do quanto a informação pode ser uma aliada estratégica na alavancagem do negócio e subsidiar a tomada de decisão sobre os projetos futuros! Boa leitura!

Como agregar o valor da informação ao setor de varejo?

As inovações tecnológicas causaram uma revolução mundial ameaçando os varejistas e todas as empresas sem apelo virtual ou que ainda caminham a passos lentos na adequação a um novo meio de abordar o consumidor.

Embora pareça existir uma oposição entre o comércio varejista de loja física e o de loja virtual, o que se apura sobre o perfil do consumidor — faixa etária, sexo, alvo de consumo, percepções quantitativas e qualitativas — provém dos dados de um sistema de informação centralizado.

Existem softwares específicos para colher dados e transformá-los em informações, gerando relatórios reais e confiáveis para o negócio.

Apesar de a tecnologia permitir aos sistemas de apuração uma boa autonomia de gestão, é fundamental planejar as ações de modo a direcionar a informação e canalizar para o negócio da empresa as verdadeiras oportunidades de conversão em vendas, sem esquecer os pontos de melhoria.

O valor da informação interliga a filosofia da empresa, a missão e os valores, permitindo um filtro natural para o entendimento tanto das variáveis econômicas e mercadológicas como também do comportamento do consumidor.

Ao utilizar a tecnologia e toda a novidade que ela tem a oferecer ao varejo, você terá propriedade para promover o levantamento de dados, apuração, compilação e geração de relatório gerencial, construindo uma base informacional capaz de determinar os rumos do seu negócio de forma transparente e assertiva.

Os consumidores enxergam mais valor e se identificam mais com empresas que conhecem seu comportamento e suas necessidades. A partir dessa visão holística dos hábitos de consumo, é possível encontrar oportunidades de inovação nos produtos ou processos, desencadeando tendências de oferta.

Antecipar-se ao cliente é uma forma de encantá-lo e demonstrar real interesse pelas dores que o acometem na tentativa de sanar suas necessidades oferecendo um conjunto de possibilidades que direcionem para a composição do catálogo de produtos e para o que ele realmente deseja adquirir.

Como fazer uma boa gestão de varejo com base no valor da informação?

Já sabemos que há um movimento comportamental do consumidor indo na contramão das lojas físicas, então o que fazer para não perder vendas e continuar no radar do consumo? É fundamental fazer essa análise e se munir de informações, antes de tomar qualquer decisão.

Com a economia ainda oscilante e a baixa no volume de compras, a movimentação do consumidor no mercado pode dar uma ideia de quais estratégias de vendas utilizar para que o varejo tenha uma performance positiva e rentável ao final de um período. Para isso, o fundamental é medir.

Defina por etapas quais são seus objetivos ao se valer da informação como parte do seu processo de fidelização e retenção de clientes. Então, utilize de forma prática todo o conteúdo gerado em relatórios, como pano de fundo para ações de diferencial competitivo.

A melhoria da gestão dos processos internos é um dos pontos prioritários, pois, ao entender as deficiências do seu negócio, você poderá promover mudanças e oferecer ao consumidor uma experiência mais linear, sem ruídos e com foco exclusivo em suas necessidades.

Confira algumas áreas em que o valor da informação poderá ser visto de forma complementar e agregada!

Logística e estoque

Se você souber antecipadamente sobre o poder de giro de um produto, certamente fará um melhor controle e gestão do estoque. Isso pode influenciar no processo logístico dentro da loja ou no transporte de mercadorias. Desse modo, as compras para reposição poderão ser melhor programadas.

Ponto de venda (PDV)

A identidade visual é muito importante para ajudar o consumidor a se situar quando entrar na sua loja. Independentemente da sazonalidade ou da concorrência, se você souber quais são os produtos de grande procura ou com volume de vendas elevado, conseguirá estabelecer um PDV adequado.

Experiência do consumidor

O consumidor da atualidade é exigente e volúvel, mas também inteligente quando o assunto é comprar por um preço justo e qualidade elevada. Além do interesse pelo produto em si, procure o que atrai a atenção e a fidelidade do cliente — agilidade no atendimento, informativos promocionais, descontos por pontuação, entre outros.

Uma pesquisa de satisfação, um canal de atendimento SAC ou o cadastramento do cupom fiscal para participar de promoções talvez sejam boas estratégias geradoras de informações, uma vez que o cliente precisa preencher alguns dados pessoais para avançar dentro do site.

Segurança de dados

A informação funciona hoje de forma instantânea e intuitiva, quase que como uma moeda de troca, e precisa ser tratada com muita responsabilidade por quem se apropria dela para impulsionar o negócio. Muitas pessoas ainda veem com desconfiança a necessidade de informar seus dados pessoais em sites de compras.

O seu posicionamento claro sobre as intenções de uso dessas informações e também suas ações mercadológicas de total disponibilidade para atender aos anseios dos consumidores serão fundamentais para gerar segurança e credibilidade.

Conclusão

Não se pode negar a influência predominante da tecnologia em todos os aspectos da vida humana. Por isso, não é recomendável remar contra uma maré que não favorece. Busque alternativas e ferramentas adequadas para inserir o seu negócio nesse contexto, sem perder a essência do trabalho desenvolvido até então.

Uma referência complementar do assunto é o livro Administração de Varejo, de Fauze Mattar. A obra é um manual que orienta o varejista a uma gestão de sucesso para tomada de decisões fundamentadas, o que reflete inclusive na satisfação do cliente.

No varejo, não se pode abandonar velhos hábitos de sucesso, porém é possível se reinventar a todo momento, abrindo oportunidade para a inovação, valendo-se dela não como escudo, mas como aliada em uma corrida contra um concorrente invisível — mas a cada dia mais previsível.

Agora que você entende melhor sobre o valor da informação no universo varejista, que tal entrar em contato conosco para agendar uma consulta sem compromisso? Ficaremos muito contentes em apresentar as soluções para o seu negócio!